Opgavesystem optimerer portørernes arbejdsgange og servicelogistikken på Aalborg Universitetshospital
It-understøttelse af servicelogistikken gør det lettere at koordinere og planlægge driftsopgaver. På Aalborg Universitetshospital anvendes Opgavesystemet, som er en del af Columna Service Logistics.
Manglende indblik i portørernes positioner og deres status samt megen brug af telefoner i forbindelse med overdragelse af opgaver var én af årsagerne til, at Aalborg Universitetshospital valgte at indgå i et pilotprojekt. I tæt dialog og med løbende workshops har både medarbejdere og ledelse på hospitalet været involveret i udviklingen af applikationen, Opgavesystemet. Formålet var at udvikle en løsning, der matcher brugernes behov bedst muligt. Opgavesystemet har været i pilotdrift på Aalborg Universitetshospital siden februar 2013, og resultaterne er allerede mærkbare.
Den daværende arbejdsgang var kendetegnet ved, at en disponent modtog alle indgående opgaver til portørerne via telefon, hvorefter disse blev overdraget og fordelt mundtligt til de enkelte portører.
Med Opgavesystemet kan vi bidrage med mindre ventetid for patienterne og optimal servicelogistik
Via eksisterende infrastruktur på hospitalet samles oplysninger om, hvor portører og opgaver befinder sig. Portørerne kan dermed på smartphones se, hvor nærmeste kollega befinder sig samt hvilke opgaver, der er tættest på. Dette øger effektiviteten, og ventetiden for patienter minimeres. ”En af ændringerne er, at sekretærer og det kliniske personale, fx på røntgenafdelingen, allerede om morgenen indtaster deres dagsprogram i systemet. Det betyder, at vi har langt bedre mulighed for at indrette vores arbejdsdag efter dette, da opgaverne ikke længere kommer ad-hoc”, udtaler Lars Esko, driftsleder på Aalborg Universitetshospital.
24Nordjyske viste i april 2014 et indslag om netop brugen af Opgavesystemet i Aalborg. Indslaget viser på en fin måde de fordele, som patienterne, portørerne og ledelsen oplever.
Én væsentlig årsag til, at Opgavesystemet er blevet en succes på Aalborg Universitetshospital er, at positioneringen af medarbejderne benyttes på en konstruktiv måde. Der bliver ikke konkurreret i, hvem der løser flest opgaver, og der er heller ikke løftet pegefinger fra ledelsens side i forhold til, hvor portørerne befinder sig. Det har resulteret i, at der i stedet er opstået en læringskultur, hvor man sparrer med hinanden og planlægger indbyrdes. Medarbejderflokken har opbygget en højere grad af forståelse for helheden - fokus er flyttet fra den enkelte til hele afdelingen. Sparring og indbyrdes planlægning hjælper medarbejderne til lettere at forstå den enkeltes rolle og synliggør, hvordan den enkelte medarbejder kan bidrage til fællesskabet.
- reduktion af telefonopkald
- 0%
- fald i kommunikative fejl
- 0%
Udrulningen på hele hospitalet er i fuld gang. ”Så længe systemet ikke er fuldt udrullet endnu, har vi stadig disponentfunktionen. Men antallet af opkald er faldet med ca. 40-50 %, og det falder endnu mere i takt med, at flere afdelinger kommer i gang”, fortæller Lars Esko og fortsætter; ”Fælles for alle ansatte på hospitalet er naturligvis at sikre det bedste behandlingsforløb for patienterne. Med Opgavesystemet kan vi bidrage med mindre ventetid, bedre information og optimal servicelogistik”.
En anden fordel, der bestemt er værd at tage med er, at det kliniske personale oplever langt færre forstyrrelser i løbet af dagen. De kan nu afgive deres opgaver om morgenen og dermed koncentrere sig om vigtigere opgaver. Disse færre forstyrrelser er med til at minimere stressniveauet.
Opgavesystemet opsamler en række data om spidsbelastninger, type af opgave m.v. Ledelsen kan gøre brug af disse oplysninger til eksempelvis tilrettelæggelse af vagtplan, analyse af ventetider, forbedring af servicelogistikken m.v.
