Nordsjællands Hospital hovedindgang

    Datadrevet logistikstyring effektiviserer ressourceforbrug på Nordsjællands Hospital

     

    Præcise data bidrager til hurtig og sikker service til patienter, optimeret arbejdsflow og forbedret dialog mellem afdelinger og medarbejdere. Det oplever de på Nordsjællands Hospital, der siden 2018 har baseret den daglige logistik på data fra opgavesystemet Columna Flow.

     

    Udfordring

    • Ingen data, målinger eller overblik over hospitalets servicelogistik
    • Manglende overblik over portørers arbejdsopgaver
    • Manuelle og langsommelige kommunikationsprocesser
     

    Løsning

    • Effektiv arbejdsgang
    • Adgang til data og rapporteringer
    • Transparent overblik over opgaver, der skal udføres
     

    Fordele

    • Data fra transparent system kan optimere arbejdsflow
    • Hurtigere og mere sikker service til patienter
    • Større fleksibilitet og mere effektiv brug af serviceressourcer

    Digitalisering skaber nye muligheder

    I foråret 2018 implementerede Nordsjællands Hospital opgavesystemet Columna Flow Task Management, som et led i deres strategi, der bygger på datadrevet styring af logistikken på hospitalet. Nordsjællands Hospital består af Hillerød og Frederikssund hospital, og hospitalerne har siden implementeringen gennemgået store ændringer i den daglige logistik, som nu er baseret på data fra Columna Flow løsningen.

    Før implementeringen af opgavesystemet blev en realitet, brugte personalet udelukkende manuelle processer. Det betød, at når en opgave skulle bestilles og løses, måtte afdelingerne enten ringe direkte til centralstedet, som distribuerede opgaven videre eller ringe direkte til den serviceassistent, der var allokeret til afdelingen.

    Implementeringen af det digitale Columna Flow Task Management system betyder, at servicepersonalet på Hillerød og Frederikssund Hospital har et samlet overblik over deres opgaver, samtidig med at de genererer data, som hjælper hospitalet med at yde den bedste service for patienterne.

    ”Det, at man digitaliserer processen, er i sig selv en kæmpe gevinst for logistikken. Der bliver nu dokumenteret, hvad der er blevet lavet, og hvordan det er blevet gjort. Det har i allerhøjeste grad ændret måden, vi samarbejder med afdelingerne på”, fortæller John Bjørn Olsen, som er udviklingschef for Facility Management på Nordsjællands Hospital. John Bjørn Olsen uddyber: ”Mængden, hyppigheden og hastigheden er blevet bedre, da vi nu er i stand til reelt at vide, hvad vi har med at gøre”.

    Data understøtter bedre kommunikation mellem servicemedarbejderne og afdelingerne

    Overblikket over servicelogistikken i Columna Flow Task Management har medført en stor mængde data, som hospitalerne anvender til at forbedre kommunikationen mellem afdelingerne, ledelsen og servicecentralen. Den data, som opgavesystemet er med til at generere, bliver brugt til flere forskellige formål på sygehuset.

    Et eksempel herpå er når serviceledelsen hvert kvartal skal levere en fast ledelsesrapportering til direktionen. Her bruges de indsamlede data fra Columna Flow til at præsentere, hvordan servicepersonalet har leveret i forhold til de indgåede serviceaftaler. Denne form for rapportering var ikke mulig før implementeringen af Columna Flow Task Management.

    Nordsjællands Hospitals anvendelse af data har også medført organisatoriske ændringer i hospitalernes logistik, fortæller John Bjørn Olsen: ”Vi kan flytte rundt på opgaver mellem teams, hvor der nu er mulighed for at tilpasse kompetencerne mellem dem. Det giver mere fokus på kompetenceudviklingen blandt servicepersonalet, hvilket skaber flere muligheder for de forskellige teams og giver mere fleksibilitet i logistikken.” 

    Data skaber fundamentet for bedre dialog

    I dagligdagen på hospitalerne har data også haft en markant indflydelse på samarbejdet mellem servicemedarbejderne og afdelingerne. Columna Flow Task Management har skabt data, som bliver brugt på møder mellem serviceledelsen og afdelingerne. Den data, som serviceledelsen henter fra Columna Flow systemet, anvendes til at analysere hvornår der opstår hændelser eller problematikker, som giver udfordringer i den daglige drift. ”Data gør, at vi nu kan se, hvor og hvordan servicen var fordelt i konkrete episoder”, forklarer John Bjørn Olsen.

    Nordsjællands Hospital implementerede løsningen Columna Flow som et led i deres strategi om datadrevet styring af logistikken på hospitalet. Siden implementeringen har Nordsjællands Hospital gennemgået store ændringer i den daglige logistik, der nu bygger på data fra Columna Flow Task Management.

    Implementeringen af det digitale opgavesystem betyder, at servicepersonalet på Hillerød og Frederikssund Hospital har et samlet overblik over deres opgaver, samtidig med at de genererer data, som hjælper hospitalet med at yde den bedste service for patienterne.

    Bedre fordeling af opgaver på baggrund af data

    Nordsjællands hospital har gennem data fra Columna Flow løsningen fået indblik i, hvordan sammenhængen er mellem bestillinger af opgaver og tidspunkt for forventet levering af disse opgaver. Eksempelvis kan man i Columna Flow Task Management systemet se, at der bestilles rigtig mange opgaver lige inden, at afdelingerne går til frokost, i forbindelse med stuegang eller ved vagtskifte. Det er tydeligt, at det er i disse tidsrum, at der opstår ’pukler’ i logistikken, hvor servicepersonalet ikke er i stand til at varetage den mængde opgaver, som bliver bestilt.

    I tilfælde som disse har data givet en måling på tider, hvilket har bidraget til en god og åben dialog mellem servicepersonalet og afdelingerne om, hvorfor ’puklerne’ opstår”, siger John Bjørn Olsen.

    Løsningen på dette har hos servicepersonalet været en reorganisering af bemandingen i de forskellige teams på forskellige tidspunkter hen over døgnet. Afdelingerne har samtidig sat fokus på at få spredt opgavebestillingerne ud over dagen, så eksempelvis et vagtskifte ikke generer mange nye samtidige opgaver.

    På Nordsjællands Hospital har Columna Flow løsningen og data skabt et stærkt og vigtigt fundament for et bedre kommunikation og dialog, hvilket gavner alle led i hospitalet, når det store logistiske puslespil skal gå op hver dag.