Columna Flow Task Management gør portøren på Rigshospitalet til sin egen koordinator
Efter ét år med Columna Flow Task Management på Rigshospitalet i København er hverdagen for portørerne blevet mindre stressfyldt i takt med, at de er blevet deres egne koordinatorer. Den digitale løsning har givet portørerne et bedre overblik over opgaver, som gør det lettere at prioritere dem.
I hjertet af Danmarks hovedstad København ligger Rigshospitalet, der med 1244 normerede senge er et af Skandinaviens største hospitaler. En institution, der på trods af sin størrelse indtil sommeren 2018 håndterede patienttransporter og andre logistikopgaver gennem manuelle processer. Opgaver blev tildelt og forklaret via telefonopkald mellem plejepersonale og portører på alle tider af døgnet, hvilket naturligt kunne medføre fejl og forstyrrelser.
”Man skal tænke på, at Rigshospitalet førhen kørte 100 procent på telefonopkald fra den ene til den anden. På daværende tidspunkt sørgede portørerne selv for at fordele arbejdsopgaverne. Alt efter hvilken organisation på Rigshospitalet portørerne refererede til, så havde vi i vores team én ansvarshavende til at tage imod alle opkald og herefter fordele opgaverne”, siger chefportør Kristoffer Hofman.
Sådan var virkeligheden på Rigshospitalet, før Columna Flow blev implementeret målrettet at løse hospitalets udfordringer. Columna Flow Task Management blev i første omgang implementeret på Radiologisk Klinik, som hver dag har rigtig mange patienter igennem. Dagligdagen på klinikken kan derfor synes hektisk, men ifølge ledende portør på afdelingen, Gert Andersen, var den digitale løsning meget værdsat. De evigt kimende opkald blev udskiftet med en mere afdæmpet besked på telefonen, og arbejdsdagen synes langt mere overskuelig.
”Det har gjort det nemmere, for nu skal jeg ikke svare på en række forstyrrende opkald, mens jeg fx er ved at transportere en patient. Opgaverne er allerede defineret og kommer løbende ind på telefonen, så det gør arbejdsdagen meget lettere. Tidligere modtog jeg mange afklaringsspørgsmål om, hvem der skulle gøre hvad. Det gør jeg ikke mere, for det koordinerer telefonen og portørerne selv”, siger Gert Andersen.
Rigshospitalets størrelse og kompleksitet har ikke forhindret Columna Flow løsningen i at kommet godt fra start. Opgavesystemet har på mange måder har ændret portørernes arbejdsdag til det bedre. Ifølge souschef i Rigshospitalets servicecenter, Lars Buhl, har portørerne skulle vænne sig til det nye system.
”Columna Flow Task Management fungerer godt på Rigshospitalet. Muligheden for at dokumentere arbejdet er blevet markant forbedret, men vi arbejder dog fortsat på at skabe en kultur blandt portørerne for at dokumentere de ting, som ikke oprettes i systemet. Eksempelvis ved tilføjelser af kommentarer ved opgaver, som tog længere tid end forventet”, siger Lars Buhl.
Kristoffer Hofman, chefportør bakker Lars Buhl op, og tilføjer at portørerne udover den klare dokumentation også mærker et forbedret arbejdsmiljø.
”Stressfaktoren har flyttet sig, fordi telefonen ikke ringer længere, imens portørerne er i gang med en opgave. Det betyder, at portørerne kan have fuldt fokus på den igangværende opgave og på de patienter, de kører med”, konkluderer Kristoffer Hofman. Portørerne kan nemt gå videre til næste opgave uden at skulle en tur omkring vagtstuen takket være Columna Flow Task Management.
Det tætte samarbejde mellem portøren og sygeplejersken har også ændret sig i takt med implementeringen af Columna Flow Task Management. I stedet for blot at blive pålagt opgaverne, så kan portørerne nu i højere grad tage aktiv del i koordineringen. Opgavesystemet har givet dem det fulde overblik over opgavernes omfang og portørerne kan vælge de opgaver, der ligger lige for og dermed spare tid og skridt.
”Man kan sige, at hver portør er blevet sin egen koordinator, fordi portørerne nu har et overblik over, hvilke opgaver de skal varetage. Derfor kan de lettere prioritere dem, så de bedst muligt kan udnytte deres kompetencer. Når forståelsen og tydeligheden i oprettelsen af opgaverne er til stede, så fungerer samarbejdet mellem sygeplejersker og portører jo fantastisk”, siger CSL-facilitator på Rigshospitalet Jesper Christensen.
"Vores oplevelse med opgavesystemet som arbejdsredskab og ledelsesværktøj er positiv, fordi muligheden for at få dokumenteret eller belyst forskellige hændelser nærmest er ubegrænset. Derfor ser vi også, at der ligger mange flere muligheder i at benytte systemet til at understøtte arbejdsgange og dokumentere ressourceforbrug mv.", Lars Buhl, Souschef, Rigshospitalet.
Rigshospitalet og Systematic har været i tæt og løbende dialog om forbedringstiltag til Columna Flow løsningen, så den tilpasses den enkelte situation og udfordringer. Både Systematic og Rigshospitalet er kommet langt med denne proces, og ser optimistisk på fremtiden med Columna Flow Task Management.
