Sunshine Coast Universitets Hospital optimerer effektivitet ved hjælp af Columna Flow Task Management
Systematics Columna Flow er med til at opretholde den effektive arbejdsgang på Sunshine Coast Universitetshospital i Australien. Hospitalet strækker sig over et stort areal, hvilket har skabt et behov for effektiv servicelogistik.
I marts 2017 åbnede Sunshine Coast Hospital and Health Service (SCHHS) for første gang dørene op til det nye 1.8 milliard $ nybyggede Sunshine Coast University Hospital (SCUH) – det første splinternye hospital i mere end 20 år i Australien, der ikke erstatter et ældre hospital. Dette har betydet en investering i mere end 1.000 nye medarbejdere samt nyt og avanceret hospitalsudstyr, hvilket alt sammen har til formål at levere den bedste sundhedsservice til den hurtigt voksende australske befolkning.
Hospitalets størrelse er imponerende; det har en kapacitet på mere end 700 sengepladser og kan blive udvidet til 900 sengepladser efter 2021, hvis det er nødvendigt. Sengepladserne inkluderer blandt andet en akutafdeling, avanceret sengeafdelinger samt en fødeafdeling, som allerede nu har været med til at levere 1.000 nye australske babyer på mindre end ét år. Alle disse faciliteter er samlet under ét tag, som dækker et område på 400.000 m2, hvilket svarer til mere end 100 fodboldbaner.
Operational Support Services er den afdeling, som har ansvaret for alle de ikke-kliniske funktioner på hospitalet. Afdelingens største udfordring har været at sikre et optimalt serviceniveau til de store områder.
Den underjordiske servicetunnel på SCUH alene strækker sig over 490 meter fra servicemanagementcenteret til hospitalets hovedbygning. Dermed kunne servicepersonalet nemt komme til at bruge utroligt meget spildtid på bare at overkomme de store afstande.
På baggrund af dette faktum, begyndte Operational Support Services at lede efter et IT-system, som kunne hjælpe med at skabe en mere effektiv servicelevering samt understøtte behovet for, at serviceassistenter kan arbejde i en enhver afdeling eller område på hospitalet. En løsning som Systematics Columna Flow Task Management system kan hjælpe med.
De vigtigste kriterier for det nye system var:
- Et system med en høj graf af brugervenlighed, specielt med fokus på de kliniske arbejdsprocesser, når der skal bestilles serviceopgaver
- Et fuldautomatisk system som giver serviceassistenterne mulighed for selv at vælge relevante eller nært beliggende opgaver i stedet for at skulle afvente at få tildelt den næste opgave af en supervisor
- Et system der som minimum giver ledelsen nem og hurtig adgang til afrapportering og historiske data, som kan føre til hurtige ændringer, der kan sikre en optimal og effektivt arbejdsfordeling.
Selvom Systematic var en ukendt virksomhed for SCHHS, er virksomheden på ingen måde en ny spiller på markedet inden for softwareløsninger i sundhedssektoren. Med mere end 20 års erfaring inden for håndtering af progressive og innovative hospitaler i Europa, strækker Systematics sundhedsløsninger sig fra den omfattende Elektroniske Patient Journal til en række logistikløsninger til hospitaler.
Columna Flow Task Management imødekommer kravet om en høj grad af brugervenlighed for klinikere med en simpel og intuitiv brugergrænseflade, som samtidig viser en status på opgaverne ved hjælp af farveændring af ikonerne for de forskellige opgavetyper.
Hovedformålet var en brugervenlig grænsefalde – fra et klinisk perspektiv, da dette er meget vigtigt for at kunne overkomme alt umiddelbart modvillighed mod at have et sådan system
Som en integreret del af patientadministrationssystemet er det sikret, at det kun kræver minimale antal klik at betjene systemet. For eksempel udfyldes resten af formularen automatisk med information om patienten, hvis enten patientens navn eller unikke ID indtastes. Derudover bliver patientens sidste placering også automatisk tilføjet, hvilket betyder, at alle patienttransporter og patientassistancer har en forslået lokation – disse små men effektive hjælpemidler har en stor betydning for en sygeplejerskes travle hverdag.
Der blev også implementeret en integration til service-kald-knapperne på alle sengestuer. Dette sikrer, at klinikerne blot med et enkelt tryk kan bestille opgaver i Columna Flow Task Management systemet, som for eksempel bestilling af en serviceassistent til en sengetransport eller rengøring af en seng. Resultatet af denne implementering er hurtig lettilgængelige assistance samt en effektiv behandlingstid af hver eneste sengestue hos SCUH.
Det andet krav til systemet var, at serviceassistenter selv skal kunne vælge opgaver frem for at vente på at få tildelt opgaver af deres supervisor. I Columna Flow Task Management systemet oplevede SCUH, at det ikke var nødvendigt at have den ene funktion frem for den anden, da begge muligheder var tilgængelige som en del af arbejdsgangen.
I Columna Flow løsningen har serviceassistenterne en oversigt over relevante opgaver, de kan vælge mellem fra deres mobilenhed. Opgaven er enten angivet i prioriteret rækkefølge eller efter geografisk afstand til opgaven. Dette kan sammenlignes med et effektivt bestillingssystem til serviceassistenter.
Ollie arbejder som serviceassistent på SCUH og er meget glad for systemet, som han forklarer:
"Synlighed af opgaverne er god - tidsrammen - alt information er tilgængelig ... før havde vi ikke dette. Det har gjort vores liv meget lettere."
Ydermere, hvis en opgave kræver mere end én serviceassistent, kan man med ét swipe til højre få en liste frem med de nærmeste kolleger, som kan assistere til opgaven.
De fleste af opgaverne håndteres og fordeles selv af serviceassistenterne, men supervisorerne har altid det fulde overblik over opgaverne på Opgaveoversigtsskærmen i Columna Flow løsningen. Det er også fra denne skærm, at de kan kontrollere arbejdsopgaver for hver enkel serviceassistent og tildele en opgave direkte, hvis der er behov for dette. Dette gør det muligt for supervisorerne at tilpasse serviceefterspørgslen med de tilgængelige ressourcer på tværs af teams og afdelinger.
Download af historiske data giver SCUH mulighed for at samle og analysere oplysninger om serviceoperationer bl.a. ved hjælp af de 10 indbyggede standardrapporter.
De historiske data fra Columna Flow løsningen har hjulpet SCUH til at skabe mere opmærksomhed omkring, hvad afdelingen faktisk laver på daglig basis. Catherine Buick, Director for Operations Support Services udtaler i den forbindelse:
Det har givet os et værktøj, som kan videregive information til ledelsen, hvilket er fantastisk... Det skaber helt bestemt en bevidsthed om, hvad vi faktisk gør samt hvilke ressourcer, det kræver at udføre opgaverne. Vi har nu også bevis for, hvordan vi når vores KPI'er, hvilket er fantastisk.
Columna Flow løsningen har dannet grundfundamentet for, at personalet i Operational og Support Services kan udføre mere end 45.000 opgaver om måneden. Dette er et imponerende resultat for et hospital på den størrelse og med de afstande, som personalet på SCUH hver dag arbejder med. Systemet har også gjort det muligt for serviceassistenterne at opfylde interne KPI'er og forbedre responstiderne på opgaverne.
Columna Flow Task Management spiller en vigtig rolle for at gøre alt dette muligt, da det sikrer gennemsigtighed og effektiv håndtering af alle serviceopgaver.
"Uden systemet ville vi ikke have været i stand til at have den arbejdsstruktur, som er en nødvendighed for et så stort hospital, som skal arbejder så effektivt som muligt.", Catherine Buick, Director for Operational Support Service.
Sunshine Coast Hospital and Health Service (SCHHS) er et offentligt sygehus, som er placeret i området nær Sunshine Coast, Noosa og Gympie. Det ligger i det kommunale område i sydøst Queensland. Området strækker sig fra Caloundra i syd til Gympie i nord.
I øjeblikket dækker området et befolkningstal på omkring 400.000 mennesker. I marts 2017 åbnede SCHHS Sunshine Coast University Hospital (SCUH) som et led i visionen; levér ’sundhed og velvære gennem ekstraordinær pleje’.
