Digitaliseret servicelogistik forbedrer patientflow og patientoplevelsen
Et af de første hospitaler i Storbritannien til at anvende Columna Flow Task Management var Dumfries and Galloway Royal Infirmary i det sydlige Skotland. Systemets forbedringer ses allerede i form af en mere effektiv patientrejse, bedre overblik og øget medarbejderengagement.
Indtil sommeren 2019 havde Dumfries and Galloway Royal Infirmary (DGRI) en serviceorganisation, der var karakteriseret ved, at portørerne arbejdede i siloer. Nogle var tilknyttet specifikke afdelinger, imens andre arbejdede på tværs af hospitalet. Servicemanagerne fandt det svært at opretholde overblik over opgaver og ledige portører. Det resulterede i, at der i travle perioder ikke kunne overholdes planlagte aftaler, og sygeplejersker måtte bruge tid på f.eks. selv at transportere deres patienter i stedet for at udføre deres planlagte opgaver. Denne måde at arbejde på havde stor betydning for udnyttelsen af røntgenmaskinerne og patientflowet.
Hospitalet havde tydeligt brug for et system, der kunne give indsigt i det daglige arbejde og forbedre samarbejdet mellem portørerne og sygeplejerskerne. Løsningen blev Columna Flow Task Management, der opfylder hospitalets behov og løser deres udfordringer. Columna Flow gik live i august 2019 hos DGRI, og allerede i løbet af den første måned oplevede hospitalet signifikante forbedringer ved at implementere systemet.
Implementeringen af det nye system betød, at portørerne og sygeplejerskerne skulle vænne sig til en ny måde at arbejde sammen på. Samtidig skabte Columna Flow løsningen det stort overblik for servicemanagerne, der nemt kunne overvåge ledige portører og sikre, at planlagte aftaler blev overholdt.
Én afdeling, der led under den gamle organisering, var røntgenafdelingen. Afdelingen er afhængig af, at portørerne bringer og henter patienterne på det rigtige tidspunkt således, at alle planlagte aftaler overholdes og der undgås ventetid. Men i travle perioder i løbet af dagen kunne portørerne ikke følge med mængden af patienter, hvilket resulterede i, at sygeplejerskerne måtte bruge tid på selv at transportere patienterne i stedet for at udføre deres planlagte opgaver. Med implementeringen af Columna Flow Task Management systemet oplevede røntgenafdelingen store forbedringer på overblik og koordinering af opgaver. Afdelingen har siden implementeringen været i stand til at færdiggøre alle planlagte patienter før lukketid, hvilket tidligere var umuligt.
”Vi (serviceorganisationen) havde virkelig svært ved at få vores patienter ned til afdelingen – ikke pga. mangel på portører – men bare fordi de var det forkerte sted på det forkerte tidspunkt. Vores røntgenafdeling elsker simpelthen systemet […], vores ydelser er forbedret rigtig meget siden implementeringen”, siger Angela. Columna Flow løsningen muliggør, at sygeplejerskerne kan planlægge og registrere patienttransport forud, hvilket giver portørerne mulighed for at prioritere deres opgaver alt efter afdelingernes behov i løbet af dagen.
DGRI oplevede hurtigt de mange fordele ved implementeringen af Columna Flow løsningen. Udover at skabe et overordnet overblik giver systemet nemlig også adgang til fuld dokumentation over alle serviceopgaver og ressourcer. Det sikrer managere det fulde overblik over de daglige opgaver, så de kan identificere både de travle og mindre travle perioder for portørerne. DGRI oplevede hurtigt fordelene ved dette dataindblik. Ligeledes blev det tydeligt, at der ikke var nok arbejde til portørerne, der arbejdede om natten, så DGRI valgte at skubbe alle rutineopgaver til nattevagten. Dette muliggjorde, at portørerne om dagen i stedet kunne prioritere patientrelaterede opgaver og andre ad hoc-opgaver.
De nye indsigter motiverede også portørerne til at foreslå ændringer til deres arbejde: ”… portørerne spurgte os, om vi kunne foretage nogle små ændringer i eksempelvis de tidspunkter, hvor vi planlagde gentagende opgaver. Og fordi vi var i stand til at imødekomme dem, følte de sig lyttet til og inddraget”, forklarer Angela.
Implementeringen af Columna Flow Task Management har gjort det muligt for managerne i DGRI at inddrage portørerne og drage fordel af deres taktiske viden omkring, hvordan hospitalet fungerer på gulvet.
Vi plejede at have personale hver dag fra kl. 9 til kl. 15, men det er faktisk ikke der, hvor der er brug for dem. Vi opdagede, at vi i stedet havde brug for personale fra kl. 10 til kl. 17. Så vi har været i stand til at ændre vores måde at arbejde på, så vores service er så effektiv som muligt, hvilket samtidig forbedrer patientoplevelsen.
DGRI er meget tilfreds med systemet og de fordele, de oplever på tværs af hospitalet. ”Det giver os mulighed for at planlægge bedre og se hvilke ting, der kan blive forbedret. Ultimativt er vores patientflow blevet forbedret”, konkluderer Angela.
Værdien af systemet har været tydelig hos DGRI, og hospitalet undersøger allerede hvilke andre serviceområder og -funktioner, som kunne drage fordel af at anvende Columna Flow. Et eksempel på dette er laboranterne, der har ansvaret for at tage blodprøver på hospitalets afdelinger. Angela ser et betydeligt potentiale i, at denne funktion kan anvende Columna Flow Task Management løsningen, og hun forklarer hospitalets yderligere planer: ”Vores forsyningsafdeling overvejer også at bruge systemet, og vi vil også gerne have vores rengøringsservice til at bruge det, da dette modul også ser ud til at virke rigtig godt”.
DGRI er ikke alene om at se værdien i Columna Flow. Aberdeen Royal Infirmary og Northern General Hospital i Borders anvender også Columna Flow Task Management løsningen, imens hospitaler i Glasgow og Dundee forventes at gå live med systemet i løbet af foråret 2021 efterfulgt af hospitaler i Edinburgh og Fife, der ligeledes forventes at gå live i løbet af 2021.
