Svenske hospitaler forbedrer deres hospitalslogistik med Columna Flow
I Sverige er otte hospitaler beliggende i Västra Götaland-regionen gået live med Columna Flow-løsningen til opgaveledelse og nyder nu godt af en mere effektiv hospitalslogistik.
Tilbage i 2020 havde to svenske hospitaler, med meget forskellige arbejdsgange, i Västra Götaland Regionen udfordringer med deres respektive arbejdsgange og logistiske ydelser. På grund af de forskellige arbejdsgange i regionen og de forskellige udfordringer det medførte, ønskede regionen at forenkle arbejdsgangen for regionale ydelser og dermed skabe en mere ensartet arbejdsgang. Det blev vurderet, at implementeringen af den digitale opgavehåndteringsløsning, Columna Flow Task Management var den rigtige måde at løse udfordringerne på.
På Borås Hospital havde serviceafdelingen allerede en digital løsning, men det betød faste tidsåbninger på 15 minutter og et begrænset antal tilgængelige opgaver. De personer, der anmodede om serviceopgaver, oplevede udfordringer, når alle tilgængelige opgaver var reserverede i bestemte tidsrum, med det resultat at de enten selv skulle udføre opgaven eller booke det næste tilgængelige tidspunkt. Denne ubelejlige måde at booke opgaver på førte til behovet for et system med større fleksibilitet, gennemsigtighed og overblik - uden at gå på kompromis med serviceniveauet.
Situationen var anderledes på Norra Älvsborgs Amtssygehus, hvor deres arbejdsgange for bestilling og udførelse af serviceopgaver var manuelle. F.eks. var patienttransport kompliceret og krævede flere trin fra de involverede medarbejdere. Det resulterede i forvirrende og komplekse håndskrevne noter, og en koordinator med ansvar for tre telefoner, hvoraf to var til at modtage opgaver fra sygeplejerskerne fra klinikken, og en var til kommunikation med servicepersonale. Det er et ansvarsområde, der sætter koordinatoren i en stressende situation, hvor anmodninger let kan blive blandet sammen og føre til ventetid, ikke kun for den der bestiller opgaverne, men også for patienterne i sidste ende.
Efter implementeringen af Task Management løsningen på begge hospitaler, drager servicepersonale nu stor fordel af det digitale system til servicelogistik. Portører og servicepersonale på Borås Hospital bestiller nu opgaver på en helt ny og forbedret måde. Personalet var dog bekymrede for, om de nu kunne leve op til serviceaftalerne med klinikken, da antallet af opgaver der blev oprettet, ikke længere var begrænset. Denne bekymring er dog hurtigt blevet lagt på hylden, da data viser, at servicepersonalet udfører opgaver mere effektivt og rettidigt efter implementeringen af Task Management løsningen.
”Løsningen har forbedret arbejdsmiljøet for mine medarbejdere og givet et rigtig godt overblik over opgaverne. Tidligere ringede sygeplejerskerne ind for at oprette deres ordrer, og vi havde slet ingen statistik på det. Det var også en stressfaktor for koordinatorer og portører, når telefonen ringede konstant”
På Norra Älvsborgs Amtssygehus løses opgaver nu digitalt, og personalet nyder godt af et mindre kompliceret og mere brugervenligt Task Management system. Dette betyder, at de opretter en opgave, der indgår i den samlede oversigt, og derefter vælges af en portør. Portørerne kan selv vælge, hvilke opgaver de vil påtage sig, afhængigt af placeringen og vigtighed. For at få alle opgaverne udført rettidigt, har hospitalet etableret en dialog til oprettelse af opgaver med et standardinterval på 15 minutter. Data viser, at hospitalet allerede fra første dag, hvor systemet blev brugt, effektivt udførte 96% af de bestilte opgaver rettidigt.
Columna Flow Task Management er udviklet til at understøtte og optimere opgavehåndteringen for klinikere og servicepersonale på et moderne hospital. Personalet får hurtig og mobil adgang til opgaveinformation og kan opdatere status på farten. Opgavestatus og ansvarsområder afspejles i realtid på koordinatorskærme, så afdelingsledere og koordinatorer kan følge den aktuelle situation og den nære udvikling i fremtiden. En optimeret oversigt sikrer bedre planlægning og begrænser antallet af forstyrrelser, forsinkelser og kommunikationsfejl.
De vigtigste fordele ved denne løsning er derfor:
- Klar oversigt over opgaver
- Empowerment af portører
- Mere effektive arbejdsgange
- Forbedret koordinering
Fakta om projektet
- Begge omtalte hospitaler ligger i Västra Götaland Regionen i Sverige. Borås Hospital ligger 70 km øst for Göteborg og Norra Älvsborgs Amtssygehus ligger 80 km nord for Göteborg. De har en kapacitet på hhv. 300 og 560 sengepladser.
- I løbet af 2020 er Columna Task Management-systemet blevet implementeret på seks andre hospitaler i Sverige: Mölndal Hospital, Sahlgrenska Universitetshospital, Östra Hospital, Kungälv Hospital, Allingsås Hospital og for nylig Skaraborg Hospital i Skövde.
Fakta om Västra Götaland
- Sundhedsvæsenet i Västra Götaland er opdelt i fire forskellige geografiske områder, med flere hospitaler i hvert område.
- Region Västra Götaland består af 17 hospitaler, der tilbyder både akut og planlagt behandling inden for en række specialiserede områder. Akut behandling er uddelegeret til visse hospitaler for at sikre høj kvalitet og sikkerhed. Andre hospitaler specialiserer sig i planlagt pleje og har udviklet egne profiler.
