Stockholms Stadsbibliotek og Systematic baner vejen for fremtidens biblioteksservices
Ny teknologi vil styrke Stockholm Stadsbiblioteks og dets medarbejdere med automatiserede processer, forbedrede arbejdsgange og bedre brugeradgang.
I hjertet af Stockholm er en usynlig revolution i gang på det ikoniske Stadsbibliotek og i de 40 filialer rundt omkring i byen. Et 20 år gammelt IT-system er ved at blive erstattet med en ny innovativ løsning bestående af det dansk-udviklede bibliotekssystem Cicero fra Systematic i kombination med det intelligente logistik- og materialestyringssystem (IMMS) fra danske Lyngsoe Systems. Den nye fælles løsning kommer til at redefinere biblioteksoplevelsen for både brugere og medarbejdere.
Stadsbibliotekar Daniel Forsman fra Stockholm Stadsbibliotek leder forandringen med en vision, der rækker ud over bibliotekets mure:
"Vi opdaterer vores systemer, og derigennem ændrer vi fundamentalt den måde, vi har arbejdet på i årtier. Målet er at gøre vores bogsamlinger let tilgængelige for alle stockholmere. Med automatiserede processer og arbejdsgange frigiver vi tid til aktiviteter, der fremmer læsning og læring. Dette er en del af vores strategiske mål i forhold til at gøre litteraturen mere levende og udvide vores tilstedeværelse," siger han.
Omdefinerer bibliotekets rolle i en digital verden
Daniel Forsmans vision involverer at gå fra talrige lokale bogsamlinger til en fælles materialesamling. Lidt i stil med logistik- og leveringssystemet bag onlinebutikker. Den moderne tilgang, understøttet af et centralt logistikcenter og en avanceret reservations- og transportinfrastruktur, vil give stockholmere bedre og mere lige adgang til bibliotekets materialer samtidig med, at ressourcer udnyttes bedre.
Han er særligt begejstret for de muligheder for samarbejde, som det nye system åbner op for:
"Cicero anvendes allerede på flere andre skandinaviske biblioteker og er i gang med at ekspandere. Jeg ser et enormt potentiale for at samarbejde på en større skala. Det fælles system kan fremme udveksling af erfaring og idéer, og derigennem kan vi udvikle systemet og de funktioner, brugerne efterspørger,” siger Daniel Forsman.
IMMS – et system til forsyningskæder med ekstra kompleksitet
Implementeringen af Cicero og IMMS forventes at medføre betydelige effektiviseringer.
"Vi forventer at effektivisere logistikarbejdet med op til 20 %. IMMS vil sikre, at de rigtige bøger altid er tilgængelige, ligesom vi kender det fra supermarkeder med avancerede supply chain management systemer – dog med den ekstra kompleksitet, at alle 'varer' – bøgerne – returneres og bliver genbrugt igen og igen," bemærker Forsman.
Det nye lag af teknologi er ikke kun et spørgsmål om innovation; det handler om at levere på løfter og krav fra brugerne. Cicero har integrationer, der er bygget til internationale biblioteksstandarder, hvilket sikrer en problemfri forbindelse mellem biblioteker og systemer. Platformen udvikler sig konstant til gavn for hele kundebasen: Nye funktionaliteter, der udvikles til én bibliotekskunde, bliver hurtigt tilgængelige for alle andre, hvilket fremmer den operationelle effektivitet og samarbejdet mellem biblioteker og reducerer omkostninger på tværs af systemet.
Overgang kræver tålmodighed fra alle parter
Når Stockholms Stadsbibliotek begiver sig ud på denne rejse, er forventningerne høje, og tilliden til den positive indvirkning, som Cicero og IMMS vil have, er lige så stor.
"Som centrale uddannelses- og kulturinstitutioner i samfundet er vi forpligtet til at følge med den digitale tidsalder og føre an i skabelsen af en mere forbundet, effektiv og brugercentreret fremtid," siger Forsman.
Valget af Cicero og IMMS er i tråd med bibliotekets mål om at modernisere og forbedre sine services. Ikke desto mindre erkender Forsman, at udskiftning af en 20-årig digital infrastruktur kræver en vis grad af tilpasning og tålmodighed fra alle involverede.
"Overgangen til ny teknologi vil uden tvivl være en udfordring for os alle, indtil vi vænner os til den nye måde at gøre tingene på. Men vi er i gode hænder, da Systematic vil lede implementeringsprocessen og sikre, at alle medarbejdere kommer på omgangshøjde med systemet og dets anvendelse. I sidste ende vil dette gøre en positiv forskel for medarbejdere og brugere, hvilket fører til mere effektive arbejdsgange og en forbedret biblioteksoplevelse for alle," siger Daniel Forsman.
Om Cicero Biblioteksløsning
Cicero håndterer 12 millioner unikke brugere om året og omkring syv millioner aktive lån dagligt. Systemet er ekstremt stabilt, selv når det tilgås af cirka 100.000 unikke brugere dagligt.
Cicero er et af verdens mest moderne bibliotekssystemer. Det blev udviklet af det danske softwarefirma Systematic i 2015 og bruges i dag af alle danske folkebiblioteker og biblioteker i Norge og Sverige. Blandt kunderne findes bl.a. Københavns Biblioteker, DOKK1- Aarhus Bibliotekerne og Deichman Bibliotekerne i Oslo.
Cicero er en komplet softwarepakke, der er specielt designet til moderne biblioteker. Derudover sikrer Cicero’s 'software-as-a-service'-design, at løsningen konstant opdateres og vedligeholdes.
Cicero sikrer også smidige arbejdsgange, såsom indkøb, håndtering af biblioteks materialer, styring af udlån og generel systemadministration. Løsningen har en adaptiv, webbaseret brugergrænseflade, der giver brugerne mulighed for at bruge Cicero via en smartphone, tablet eller PC. Derudover har Cicero et business intelligence-værktøj, der giver bibliotekerne værdifulde indsigter i egne data.
Om Intelligent Materialestyring™
Intelligent Materialestyring™(IMS™) er et logistiksystem til biblioteker, udviklet af Lyngsoe Systems, som arbejder sammen med det eksisterende ILS/LMS for at skabe en uundværlig gennemsigtighed i bibliotekets materiale-flow.
Ved at automatisere rutineopgaver såsom at lokalisere og genplacere materialer reducerer IMS™ arbejdskrævende processer og minimerer personalets arbejdsbyrde. Softwaren giver desuden mulighed for præcis lagerstyring, hvilket forhindrer at materialer går tabt eller bliver forlagt. Derudover optimerer IMS™-softwaren udnyttelsen af hyldeplads, hvilket forbedrer samlingen og dens tilgængelighed for lånerne. I sidste ende gør IMS™ det muligt for biblioteker at levere endnu bedre lånerservice og samtidig maksimere deres driftseffektivitet.
I mere end 10 år er IMS™ blevet implementeret i biblioteker over hele verden. Fra Helsinki i nord til Auckland i syd har IMS™ været værdifuld for alle typer og størrelser af biblioteker. Lyngsoe Systems’ dedikerede in-house team af softwareudviklere vedligeholder og forbedrer løbende systemet, så dets funktioner imødekommer moderne bibliotekers behov.
