Københavns Kommune effektiviserer arbejdsgange med mobil dokumentation

Dokumentation på farten

Løsningen blev udviklet i tæt partnerskab mellem Københavns Kommune, Aarhus Kommune og Systematic. Og målet var klart: Dokumentationssystemet skulle udskiftes med en mobil løsning, der optimerede arbejdsgangene for alle faggrupper og gjorde dokumentationen omkring den enkelte borger langt mere intuitiv. I sidste ende skulle det give mere tid til nærvær med borgeren.

Med medarbejdernes input og forvaltningens krav blev det ambitiøse mål om at tage Cura i brug nået på bare halvandet år i Københavns Kommune.

Hurtig adoption blandt sundhedspersonalet

Medarbejderne var hurtige til at tage den mobile løsning og systemet til sig.

"Til trods for begyndervanskeligheder, kunne vi ret hurtigt se potentialet i systemet. Det var langt nemmere at få et overblik over borgerens samlede forløb og indsatser, og det gav os en tryghed og en tro på, at systemet ville blive en succes, når de første opstartsvanskeligheder var blevet løst," fortæller afdelingsleder Irene K. Buchreitz, Københavns Kommune.

Innovativ implementeringsstrategi

At skifte et system ud med et nyt sker ikke fra den ene dag til den anden. Københavns Kommune kørte derfor et tæt parløb med både medarbejdere og systempartner igennem hele forløbet, så der blev skabt tryghed, vidensdeling og en frugtbar implementering for alle involverede.

Og netop involvering var et nøgleord i implementeringsstrategien.

"Vi var bevidste om, at det ville forstyrre, når vi skulle lave sådan en stor forandring i personalets arbejdsgange. Derfor var det afgørende for implementeringens succes, at medarbejderne blev motiverede og tog lokalt ejerskab for at lære den nye elektroniske borgerjournal at kende. Så i stedet for at invitere personalet ind i et undervisningslokale til fælles undervisning en dag eller to, flyttede vi oplæringen ud i de mere end 150 lokale afdelinger," forklarer Irene K. Buchreitz.

Der blev nedsat lokale læringsteams på alle enhedstyper, herunder fx plejehjem, sundhedshuse og hjemmepleje-enheder, der skulle hjælpe med at implementere systemet lokalt.

Med støtte fra et centralt læringsteam blev de lokale læringsteams klædt grundigt på til opgaven, inden Cura blev taget i brug. Kommunen stillede en række tablets til rådighed forud for implementeringen, så læringsteamene stille og roligt kunne blive bekendt med systemet, arbejdsgangene og funktionerne og fungere som ambassadørkorps for den nye løsning under implementeringen.

Mobil dokumentation transformerer plejen

Én af de helt store ændringer ift. det tidligere system er, at alt fra hjemmehjælpere, plejehjemspersonale til terapeuter kan arbejde fra deres mobiltelefon og tablet. Med andre ord har alle faggrupper det fulde overblik over borgerens sygdoms- og plejehistorik samtidig med, at de let kan dokumentere, planlægge og samarbejde med kolleger, mens de er på farten. Denne tilgang øgede Københavns mobile brugere betydeligt.

En anden fordel, som Københavns Kommune fremhæver, er integration til andre systemer og de sammenhængende forløb. Digitaliseringschef Rikke Saltoft uddyber:

"Det er vigtigt, at vores medarbejdere har værktøjer, der er opdaterede og nemme at bruge, så de ikke hele tiden skal ind og ud af systemer for at kunne udføre deres opgaver. At de har det hele samlet i ét system passer rigtig godt ind i vores mission om at skabe et sammenhængende forløb for borgerne, og gøre dagen mere effektiv for medarbejderne.”

Til trods for de forstyrrelser i organisationen et nyt it-system kan afføde, lykkedes kommunen med effektivitet i forhold til den daglige drift under overgangen. Det skyldes ikke mindst et velfungerende samarbejde på alle niveauer.