Privatlivspolitik

3.1.1 Cookies

En cookie er en lille tekstfil, der gemmes på din enhed, når du besøger en hjemmeside. Cookies bliver placeret enten af os (1. parts cookies) eller af en af vores samarbejdspartnere (3. part cookies).

Når du bevæger dig rundt på internettet, efterlader du et digitalt fodaftryk med spor af oplysninger omkring din enhed og din søgehistorik. Vi indsamler disse oplysninger gennem små filer kaldet cookies som hjælper os med at forstå, hvordan du interagerer med vores hjemmesider.

Du bestemmer selv, hvilke cookies der må gemmes på din enhed via cookie-banneret. Første gang du besøger vores hjemmesider, er cookie-banneret på forsiden. Herefter kan du altid finde det nederst i højre hjørne via det runde ikon med blå papirklips.

Cookies bruges til forskellige formål. Nogle er nødvendige for at en hjemmeside fungerer, andre husker dine præferencer såsom sprog, eller hjælper med at vise relevante annoncer. De opbevares i forskellige perioder.

Du kan altid afvise eller slette cookies i din browsers indstillinger. Vær dog opmærksom på, at hvis du blokerer alle cookies, kan visse funktioner på hjemmesiderne ophøre med at fungere, fx loginfunktionen.

Læs mere om cookies i vores cookiepolitik.

Du kan også lære mere om, hvordan du ændrer dine cookie-indstillinger i vores cookiebanner, som er tilgængelig nederst i højre hjørne på vores hjemmesider via det runde ikon med en blå papirklips.

Typer af personoplysninger

Vi anvender cookies på vores hjemmesider og behandler i den forbindelse dine personoplysninger.

Vi indsamler følgende personoplysninger om dig, når du besøger vores hjemmesider:

• IP-adresse

• Browserhistorik

• Generel færden på hjemmesiden, herunder klikadfærd

• Oplysninger om enhedstype og ID, browser og styresystem

• Domænenavn

• Længden af dit besøg på hjemmesiden

• Den henvisende URL eller hjemmesiden, der ledte dig til vores hjemmeside

• Unik cookie ID / Session ID

• Status på cookiesamtykke

• Tidspunkt for besøg

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Markedsføring generelt, fx via tredjepartsannoncører

• Produkt- og serviceudvikling, herunder via segmentering, klikadfærd og bookingmønstre

• Statistik og analyse, herunder konverteringsanalyser

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i fx at gennemføre statistikker, analyser, yde support såvel som at forbedre og udvikle vores produkter og ydelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

• Samtykke: Når du besøger vores hjemmesider, beder vi om dit informerede samtykke til at placere funktionelle, statistiske og markedsføringscookies. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Behandling af personoplysninger via funktionelle, statistiske og markedsføringscookies sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, da behandlingen baserer sig på dit samtykke hertil

Opbevaringsperiode

Cookies slettes i overensstemmelse med vores cookiepolitik. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

Læs mere om cookies i vores cookiepolitik.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse ydelser, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Videregivelse

Vi kan videregive oplysninger om din brug af vores hjemmesider til vores samarbejdspartnere inden for sociale medier, annoncering og analyse. Vi og vores samarbejdspartnere kan kombinere ovenstående personoplysninger med andre oplysninger om dig eller sammenlignelige brugere. Det kan fx være oplysninger, du selv har givet, eller oplysninger som vores samarbejdspartnere har indsamlet fra din eller andres brug af deres tjenester.

Formålet med videregivelsen er at målrette og personliggøre markedsføringen til dig via vores eller tredjeparters hjemmesider. Vi videregiver dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at vise dig målrettet, personificeret markedsføring (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Forudsætningen for at kunne tilbyde dig denne service er dit forudgående cookiesamtykke til markedsføring som beskrevet ovenfor.

Nogle af vores samarbejdspartnere indsamler og behandler dine personoplysninger til egne formål, og vi opfordrer dig derfor til at læse vores samarbejdspartneres privatlivspolitikker, som du kan finde links til via vores cookiebanner som du finder nederst i højre hjørne på vores hjemmesider via det runde ikon med en blå papirklips.

Ret til indsigelse

For god ordens skyld gør vi opmærksom på, at du altid har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil du alene modtage generel markedsføring, der ikke er skræddersyet til dig. Du kan altid genbesøge dine cookieindstillinger via vores cookiebanner og tage stilling til, hvilke cookies du vil acceptere.

3.1.2 Hvis du anvender kontaktformularer på vores hjemmesider, bestiller en e-bog, booker en demo eller kommunikerer med os på anden vis

Typer af personoplysninger

Når du anvender en kontaktformular på en af vores hjemmesider, henvender dig til os eller i øvrigt kommunikerer med os, indsamler og behandler vi dine personoplysninger. Vi indsamler, behandler og opbevarer følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer

• Hvad din henvendelse vedrører

• Dato for din henvendelse

• Andre oplysninger du giver i forbindelse med din henvendelse, fx arbejdssted, jobtitel, produktinteresse

Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. Følsomme oplysninger er fx oplysninger om helbred, graviditet, religion eller seksuelle orientering. I den forbindelse bør oplysningerne alene sendes i stærkt krypteret form, hvis du fremsender oplysningerne via e-mailadresse. Vi tager forbehold for at slette følsomme oplysninger med det samme, afhængig af henvendelsen.

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• Håndtering af din henvendelse

• Generel kommunikation

• Statistik og analyse

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag. Behandlingsgrundlaget afhænger af karakteren af din henvendelse.

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at håndtere din henvendelse, kommunikere med dig og udvikle vores produkter og ydelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

• Kontraktuelle forpligtelser: Hvis din henvendelse vedrører en (potentiel) aftaleindgåelse, behandler vi dine oplysninger for at kunne gennemføre foranstaltninger forud for aftaleindgå-elsen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).

Opbevaringsperiode

Opbevaringsperioden afhænger af henvendelsens karakter. Generelle henvendelser opbevares i op til 2 år. Følsomme oplysninger slettes straks efter modtagelsen.

Hvis du er kunde eller er ansat hos en af vores kunder, leverandører, erhvervskunder eller øvrige eksterne samarbejdspartnere m.v., henviser vi til afsnit 3.5 nedenfor.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

3.1.3 Aldersverifikation og behandling af børns persondata

Vi anvender cookies og tracking-teknologier til at forbedre vores tjenester, men vores tjenester er rettet mod voksne, og vi behandler ikke bevidst personoplysninger fra personer under 18 år. For at sikre dette:

• Anmoder vi ikke om, indsamler eller behandler personoplysninger fra børn

• Målretter vi ikke reklamer eller tracking mod personer under 18 år

• Er vores systemer ikke designet til at indsamle eller analysere data specifikt om børn

• Vil vi straks slette personoplysninger, hvis vi bliver opmærksomme på, at vi utilsigtet har indsamlet dem om en person under 18 år

• Opfordrer vi forældre og værger til at kontakte os på dpo@systematic.com, hvis de har mistanke om, at deres barns data fejlagtigt er blevet indsamlet

3.1.4 Hvis du tilmelder dig events på vores hjemmesider

Typer af personoplysninger

Når du tilmelder dig events på en af vores hjemmesider behandler vi dine personoplysninger. Vi indsamler, behandler, og opbevarer følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer

• Hvilket event du tilmelder dig

• Eventuelle indtastede madpræferencer eller specifikke ønsker til kost i forbindelse med afholdelse af eventet

• Andre oplysninger du giver i forbindelse med tilmeldingen, fx arbejdssted, jobtitel, produktinte-resse

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• Håndtering af din tilmelding og madpræferencer

• Fremsendelse af oplysninger til dig om eventet

• Statistik og analyse

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at håndtere din henvendelse, kommunikere med dig og udvikle vores produkter og ydelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

Opbevaringsperiode

Personoplysninger afgivet i forbindelse med tilmelding til eventet opbevares i op til 12 måneder efter afholdelse af eventet. Følsomme oplysninger slettes straks efter modtagelsen. Hvis du er kunde eller er ansat hos en af vores kunder, leverandører, erhvervskunder eller øvrige eksterne samarbejdspartnere m.v., henviser vi til afsnit 3.5 nedenfor.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Typer af personoplysninger

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev(e), behandler vi dine personoplysninger til brug for markedsføring. Vi kan indsamle, behandle og opbevare følgende personoplysninger:

• Navn og e-mailadresse

• Dit samtykke

• Din klikadfærd i forhold til udsendt materiale

• Dit postnummer, for at sende dig markedsføringsmateriale relevant for det område, du bor i.

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Markedsføring

• Statistik og analyse

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Samtykke: Systematic vil kun bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring, herunder udsendelse af nyhedsbreve, hvis du har givet dit forudgående og udtrykkelige samtykke til dette (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a)

• Legitime interesser: Behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med analyse og statistik baserer vi på vores legitime interesser i at kunne forbedre og udvikle vores ydelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret, så længe dit samtykke til at modtage markedsføring fra os er aktivt.

Hvis du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsbrev(e), kan du framelde dig via linket nederst i hver e-mail eller ved at kontakte os som beskrevet nedenfor. Tilbagekaldelse af dit samtykke påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der er gået forud for tilbagekaldelsen.

Dokumentation for dit samtykke opbevarer vi i to år fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af vores legitime interesse i at kunne dokumentere, at vi har udsendt direkte markedsføring i overensstemmelse med gældende lovgivning (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Formålet med whistleblowerordningen

Mistanke om ureglementeret adfærd og overtrædelser af gældende ret eller interne retningslinjer kan rapporteres via vores whistleblowerordning.

Når der foretages en indberetning, vil vi behandle personoplysninger om de registrerede, der er en del af indberetningen (dvs. afsenderen af indberetningen, den indberettede person og andre involverede tredjeparter) med henblik på at håndtere og undersøge indberetningen.

Hvis du indberetter en formodet overtrædelse, forbliver en sådan indberetning fortrolig og efter dit valg anonym. Du bør dog under alle omstændigheder angive en e-mailadresse, som du kan kontaktes på, da vi kan have behov for at indhente yderligere oplysninger om overtrædelsen for at kunne håndtere sagen korrekt.

Typer af personoplysninger

Vi kan behandle følgende personoplysninger om den indberettede person:

• Navn, stilling, kontaktoplysninger og rapporterede oplysninger

• Beskrivelse af den formodede overtrædelse

Følgende personoplysninger kan behandles om andre tredjeparter, der er nævnt i indberetningen:

• Navn, stilling, kontaktoplysninger og andre rapporterede oplysninger

Formålet med behandlingen

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• Administration af whistleblowerordningen

• Håndtering af indrapporterede hændelser, herunder afklaring af potentielt kriminelle forhold

Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysningerne på nedenstående grundlag.

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at undersøge indberettede forhold (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

• Retlig forpligtelse: Da det pr. 17. december 2021 er lovpligtigt for Systematic at have en whistleblowerordning, behandler vi personoplysningerne for at opfylde vores retlige forpligtelse til at holde ordningen i drift og håndtere de indberetninger, som sker via ordningen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c)

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysningerne så længe det er nødvendigt for at kunne tage hånd om de konkrete indberetninger.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herun-der vores hjemmesider.

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse.

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Når du søger om et job hos os, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nummer eller følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger.

Typer af personoplysninger

Vi kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer

• Oplysninger der fremgår af ansøgning, CV og eventuelle bilag

• Relevant information der er offentligt tilgængeligt på internettet og sociale medier, herunder særligt information om tidligere ansættelsesforhold, aktiviteter, kompetencer, performance og generel fremtræden

• Straffeattest, hvis nødvendigt i forhold til den stilling du har søgt

• Referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere som du har angivet i din ansøgning, eller som du har givet samtykke til, at vi kan kontakte

• Øvrige oplysninger du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen

• Resultater af personlighedstests, hvis du gennemfører sådanne

• Helbredsoplysninger, hvis den stilling, du har søgt, stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold

Formålet med behandlingen

Dine personoplysninger vil blive anvendt til at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig en stilling hos Systematic.

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig ansættelse. Denne vurdering foretages på baggrund af de oplysninger, du giver i CV, ansøgning og eventuelle bilag, på baggrund af relevante oplysninger der er offentligt tilgængelige på internettet og sociale medier, resultater af personlighedstests, referencer fra referencepersoner, du har angivet i din ansøgning, og øvrige oplysninger, du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Hvis den pågældende stilling kræver det, kan vi på et senere tidspunkt i rekrutteringsprocessen bede om at se din straffeattest på baggrund af vores berettigede interesse heri (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3). Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

• Samtykke: Hvis den stilling, du har søgt, undtagelsesvis stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold vil vi – efter en konkret vurdering – bede om dit udtrykkelige samtykke forud for behandlingen af sådanne personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a)

Opbevaringsperiode

Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Systematic, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os.

Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger. Dette gælder både, hvis du får et afslag på en opfordret eller uopfordret ansøgning.

Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet som led i vores ansættelsesprocedure. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket forud for tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.

Såfremt vi behandler oplysninger om din straffeattest i forbindelse med ansøgning, slettes disse umiddelbart efter, at vi har gennemgået denne.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Hvis du i dit professionelle virke samarbejder med os, herunder som ejere af enkeltmandsvirksomheder eller kontaktpersoner hos leverandører, erhvervskunder eller øvrige eksterne samarbejdspartnere m.v., der samarbejder med os, kan du i dette afsnit læse nærmere om hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Indsamling af personoplysninger

Vi kan indsamle, behandle og opbevare dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Når din virksomhed eller den virksomhed, du arbejder ved, indgår en aftale med os

• Når du har vist interesse for vores produkter og services, fx ved at give Systematic dit visitkort

• Når du samarbejder og kommunikerer med os

Typer af personoplysninger

Vi kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer og tilsvarende kontaktoplysninger

• Individuelle oplysninger, fx foretrukne sprog

• Kontraktuelle oplysninger som fx ordrer, fakturaer, kontrakter og andre aftaler mellem din virksomhed (eller din arbejdsgiver) og Systematic, som måtte indeholde fx dine kontaktoplysninger

Sådanne informationer kan vi modtage direkte fra dig (primært gennem e-mails og anden korrespondance med dig) eller fra en tredjepart som fx din arbejdsgiver.

Formålene med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Generel planlægning, opfyldelse og administration af samarbejder, herunder kontrakter

• Administration som fx behandling af betalinger, evaluering af kreditvurderinger, regnskabsførelse, revision, såvel som for at yde support

• Gennemførelse af forespørgsler fra dig

• Generel kommunikation

• Produkt- og serviceudvikling

• Statistik og analyse

• Overholdelse af gældende lovgivning og forskrifter, fx opfyldelse af vores forpligtelser til at forhindre ulovlige aktiviteter

• Håndtering af konflikter

Behandlingsgrundlag

Vi behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Kontraktuelle forpligtelser: I visse tilfælde er behandlingen af dine personoplysninger nødvendig for at kunne opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b)

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i fx at administrere den daglige drift i overensstemmelse med lovlige og fair forretningsmetoder, herunder planlægning, udførelse og administration af samarbejdet, samt vores legitime interesse i fx at udføre statistikker, analyser, yde support og såvel som forbedring og udvikling af vores produkter og services. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forhindre svindel eller fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

• Retlig forpligtelse: Behandlingen af dine personoplysninger vil i nogle tilfælde være nødvendig for overholdelsen af retlige forpligtelser, som fx vores forpligtelse til at forebygge ulovlige aktiviteter (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c)

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 2 år fra samarbejdets ophør. Oplysninger der indgår i bogføringsmateriale kan dog opbevares i 5 år fra regnskabsårets udløb af hensyn til vores overholdelse af bogføringslovens regler. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Dette afsnit indeholder en beskrivelse af vores behandling af personoplysninger om besøgende på vores kontorer eller øvrige fysiske lokaliteter.

3.6.1 Navneskilte til gæster

Typer af personoplysninger

Når du besøger en af vores kontorer eller andre fysiske lokaliteter, vil Systematic indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Dit navn

Formålet med behandlingen

Dine personoplysninger vil blive behandlet til følgende formål:

• Navneskilte er et adgangskrav som en del af en organisatorisk sikkerhedsforanstaltning hos Systematic, for at kunne bevæge sig rundt i vores fysiske lokaler

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne implementere adgangskrav og opretholde sikkerhed på vores kontorer (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

Opbevaringsperiode

Oplysninger afgivet i forbindelse med navneskilte, opbevares i 3 år fra afgivelsen, hvorefter de anonymiseres. Vi kan dog behandle dine personoplysninger i en længere periode i anonymiseret form.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

3.6.2 Videoovervågning af vores kontorer

Typer af personoplysninger

Når du besøger vores kontorer, behandler vi personoplysninger om dig via:

• Foto- og videomateriale i forbindelse med overvågning af vores kontorer

Formålet med behandlingen

Dine personoplysninger behandles til følgende formål:

• Videoovervågning foretages af sikkerhedsmæssige årsager for at påse og opretholde sikkerhed samt forebygge og opklare kriminalitet

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at varetage sikkerheden og at kunne overvåge og sikre vores lokaliteter (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Oplysninger om strafbare forhold indsamlet via videoovervågning behandles også på baggrund af vores berettigede interesser i at opklare strafbare forhold (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3)

Opbevaringsperiode

Optagelser fra videoovervågning foretaget i kriminalitetsforebyggende øjemed bliver slettet eller anonymiseret senest 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt for Systematic at opbevare optagelserne med det formål at håndtere en specifik tvist, fx i forbindelse med at opklare en lovovertrædelse.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Dette afsnit indeholder en beskrivelse af vores behandling af personoplysninger om kunder, besøgende og andre deltagende i vores markedsføringskampagner.

Typer af personoplysninger

Når du deltager i vores markedsføringsmateriale, kan Systematic indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Dit navn

• Foto- og videomateriale i forbindelse med udarbejdelse og gennemførelse af kampagner

Formålet med behandlingen

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Markedsføring

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at markedsføre vores virksomhed (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Vi baserer også vores behandling på vores legitime interesse i at kunne kontakte dig igen og dokumentere din deltagelse i vores markedsføringskampagner

• Samtykke: Vi kan bruge dine billeder og videoer til markedsføring, herunder til offentliggørelse på vores hjemmeside og på sociale medier, når du har givet dit forudgående samtykke til dette (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a)

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger vil blive opbevaret indtil dit samtykke trækkes tilbage. Dokumentation for samtykket vil blive opbevaret i op til 2 år efter tilbagetrækningen. Vi kan dog behandle dine personoplysninger i en længere periode i anonymiseret form

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Videregivelse

Vi kan videregive materiale, hvor billeder eller videoer af dig er indeholdt, til samarbejdspartnere i forbindelse med udarbejdelse af markedsføringsmateriale. Videregivelsen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne få udarbejdet markedsføringsmateriale (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Dette afsnit indeholder en beskrivelse af vores behandling af personoplysninger indsamlet via vores profiler eller sider på sociale medier.

Vi har profiler eller sider på følgende sociale medier:

• Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.)

  • Facebooks privatlivspolitik er tilgængelig her: Facebooks privatlivspolitik

  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på Facebook her

• LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)

  • LinkedIns privatlivspolitik er tilgængelig her: LinkedIns privatlivspolitik

  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på LinkedIn her

• Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.)

  • Instagrams privatlivspolitik er tilgængelig her: Instagrams privatlivspolitik

  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på Instagram her

• YouTube (Google Ireland Ltd.)

  • Googles privatlivspolitik er tilgængelig her: Googles privatlivspolitik

  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på YouTube her

• X (X International Unlimited Company)

  • X’s privatlivspolitik er tilgængelig her: X’s privatlivspolitik

  • Du kan tilpasse dine privatlivsindstillinger på X her

For LinkedIn, Facebook og Instagram, er vi sammen med udbyderne af de sociale medier fælles dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger indsamlet i forbindelse med dine interaktioner med profilerne, herunder profilernes opslag.

Systematic og udbyderne af LinkedIn, Facebook og Instagram har indgået en aftale om fordeling af de databeskyttelsesretlige opgaver. Ifølge disse aftaler, står Systematic og udbyderne af de sociale medier hver især for de opgaver, der er forbundet med den behandling, vi hver især foretager. Det er dog aftalt mellem Systematic og udbyderen af Facebook og Instagram, at udbyderen er ansvarlig for at muliggøre, at du kan udøve dine rettigheder som beskrevet i afsnittet ’Dine rettigheder’ nedenfor, i forbindelse med brugen af Facebook og Instagram, og at det er os, der er ansvarlige for at give dig de nedenfor beskrevne oplysninger. Det er derudover aftalt mellem Systematic og LinkedIn, at LinkedIn er ansvarlig for at besvare anmodninger fra dig vedrørende de rettigheder, der er beskrevet i afsnittet ’Dine rettigheder’ nedenfor.

Systematic anvender derudover udbyderen af YouTube og X som databehandler i forbindelse med vores brug af YouTube og X. Vi deler i den forbindelse også visse oplysninger om dine interaktioner, interesser mv. med YouTube og X. Denne deling sker på baggrund af vores og udbydernes legitime interesse i at optimere markedsføring og tjenesten (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Typer af personoplysninger

Når du besøger eller interagerer med vores profiler på sociale medier, kan Systematic og udbyderen af det pågældende sociale medie indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Oplysninger der er tilgængelige på din profil, herunder dit navn, køn, civilstatus, arbejdsplads, interesser, billede og din by

• Om du ”synes godt om” eller har anvendt andre reaktioner på vores profil

• Kommentarer du efterlader på vores opslag

• At du har besøgt vores profil

• Din IP-adresse

Formålene med behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Forbedring af vores produkter og services, herunder vores profiler og sider på sociale medier

• Statistik og analyse

• For at kunne kommunikere med dig, hvis du kommenterer på et opslag, laver en anmeldelse eller sender os en besked

• Markedsføring generelt

Udbydernes behandling

Udbyderne af de sociale medier behandler blandt andet dine personoplysninger til følgende formål:

• Forbedring af deres annoncesystem

• For at give os statistikker, som udbyderne af de sociale medier blandt andet udarbejder på grundlag af dit besøg på vores profiler og sider

• Annoncering og tilpasning af aktiviteterne på siden

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i at kunne kommunikere med og markedsføre os overfor dig på vores profiler på sociale medier, samt vores legitime interesse i at forbedre vores produkter og services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

Opbevaringsperiode

Direkte henvendelser opbevares som udgangspunkt i op til 2 år, men opbevaringsperioden er afhængig af henvendelsens indhold.

Vi opfordrer dig til at slette kommentarer, likes og andre interaktioner, du har efterladt på vores profil, hvis du ikke længere ønsker dem vist på vores sider. Vi sletter ikke sådanne offentligt tilgængelige interaktioner.

Se venligst privatlivspolitikken for udbyderen af de enkelte sociale medier for information om, hvor længe de opbevarer dine personoplysninger.

Kategorier af databehandlere

Når du anvender og modtager Systematics ydelser, kan vi i forbindelse med leveringen af disse, dele dine oplysninger med følgende kategorier af databehandlere:

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til drift og funktion af Systematics platforme, herunder vores hjemmesider

• Databehandlere, der leverer IT-systemer til udarbejdelse af statistik og analyse

Systematics databehandlere behandler dine personoplysninger på vegne af Systematic og udelukkende i overensstemmelse med dokumenterede instrukser udstedt af Systematic.

Databehandlere har kun adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres specifikke opgaver.

Hvem deler udbydere af sociale medier dine personoplysninger med?

Udbyderne af sociale medier kan bl.a. dele dine personoplysninger med følgende kategorier af modtagere:

• Andre enheder i den koncern udbyderen af det sociale medie er en del af

• Eksterne samarbejdspartnere der leverer analyse- og undersøgelsesservices

• Annoncører

• Andre individer der besøger vores profil eller side på det sociale medie (i det omfang dine oplysninger er offentligt tilgængelige)

• Forskere og andre akademikere

Du kan finde mere information om, hvem udbyderne af de sociale medier deler dine personoplysninger med i de enkelte udbyderes privatlivspolitik.

Udbyderne af de sociale medier kan overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Du kan læse mere i de enkelte udbyderes privatlivspolitikker.

Du kan læse mere om, hvem vi deler dine personoplysninger med, i afsnittet ’Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere’ nedenfor.