København kommune effektiviserer arbeidsflyten med mobil dokumentasjon

Dokumentasjon på farten

Løsningen ble utviklet i tett samarbeid mellom København kommune, Aarhus kommune og Systematic. Og det var et tydelig mål: Dokumentasjonssystemet skulle erstattes med en mobil løsning som optimaliserte arbeidsflyten for alle faggrupper og gjorde dokumentasjonen for den enkelte innbygger mye mer intuitiv. Til syvende og sist vil dette gi mer tid til innbyggerne.

Med innspill fra medarbeiderne og krav fra forvaltningen ble det ambisiøse målet om å implementere Cura oppnådd på bare halvannet år i København kommune.

Rask innlemming blant helsepersonell

Medarbeiderne tok raskt i bruk den mobile løsningen og systemet.

"Til tross for innkjøringsproblemene så vi raskt potensialet systemet hadde. Det var mye lettere å få oversikt over innbyggernes samlede forløp og innsats, og det ga oss trygghet og tro på at systemet ville lykkes når de første oppstartsproblemene var løst", sier avdelingsleder Irene K. Buchreitz i København kommune.

Innovativ implementeringsstrategi

Å bytte ut et system med et nytt er ikke gjort over natten. København kommune samarbeidet tett med både medarbeidere og systempartneren gjennom hele prosessen for å skape trygghet, kunnskapsdeling og en fruktbar implementering for alle involverte.

Og involvering var et nøkkelord i implementeringsstrategien.

"Vi var klar over at det ville være forstyrrende å gjøre en så stor endring i arbeidsflyten til medarbeiderne. Derfor var det avgjørende for å lykkes med implementeringen at medarbeiderne var motiverte og tok lokalt eierskap for å bli kjent med den nye elektroniske innbyggerjournalen. Så i stedet for å invitere medarbeiderne inn i et klasserom for en dag eller to med felles opplæring, flyttet vi opplæringen ut til de mer enn 150 lokale avdelingene", forklarer Irene K. Buchreitz.

Det ble opprettet lokale læringsteam i alle typer enheter, inkludert sykehjem, helsesentre og hjemmetjenesteenheter, for å bidra til å implementere systemet lokalt.

Med støtte fra et sentralisert læringsteam fikk de lokale læringsteamene grundig opplæring før Cura ble satt i drift. Kommunen stilte en rekke nettbrett til rådighet i forkant av implementeringen, slik at læringsteamene i ro og mak kunne gjøre seg kjent med systemet, arbeidsflyten og funksjonene, og fungere som ambassadører for den nye løsningen under implementeringen.

Mobil dokumentasjon transformerer hjelpen

En av de største endringene fra det tidligere systemet er at alt fra hjemmehjelpere og sykehjemspersonale til terapeuter, kan jobbe fra mobiltelefonen eller nettbrettet.

Med andre ord har alle fagpersoner full oversikt over innbyggerens syke- og behandlingshistorikk, samtidig som de enkelt kan dokumentere, planlegge og samarbeide med kolleger når de er på farten. Denne tilgangen økte Københavns mobile brukere betraktelig.

En annen fordel som Københavns kommune fremhever, er integreringen med andre systemer og de sammenhengende prosessene. Digitaliseringssjef Rikke Saltoft utdyper:

"Det er viktig at medarbeiderne våre har verktøy som er oppdaterte og enkle å bruke, slik at man ikke hele tiden må gå inn og ut av systemer for å gjøre jobben sin. Det at de har alt i ett og samme system, passer veldig godt inn i målet vårt om å skape et sammenhengende forløp for innbyggerne og gjøre dagen mer effektiv for medarbeiderne."

Til tross for de organisatoriske forstyrrelsene et nytt IT-system kan medføre, klarte kommunen å oppnå effektivitet i den daglige driften under overgangen. Dette skyldes ikke minst et velfungerende samarbeid på alle nivåer.