Stockholms stadsbibliotek går live med ny dansk bibliotekslösning

Sveriges största bibliotek bytte ut sitt kärnsystem medan verksamheten pågick: 1,5 miljoner material och 12,7 miljoner historiska lån flyttades i en samlad övergång. Biblioteket har nu en gemensam digital plattform som automatiserar arbetsflöden och frigör tid för medarbetarna.

Den 17 februari klockan 12:00 öppnade Stockholms stadsbibliotek sina dörrar för besökare på stadens 40 offentliga bibliotek, kort efter att biblioteket hade tagit Cicero i drift – ett nytt digitalt bibliotekssystem från det danska mjukvaruföretaget Systematic.

Det här var kulmen på ett omfattande digitaliseringsprojekt, där stadsbiblioteket bytte ut hela sitt system, samtidigt som biblioteken var i drift och genomgick stora renoveringar.

I en samlad övergång har 1,5 miljoner böcker och annat material, 400 000 kunder och 260 000 aktiva lån migrerats. Samtidigt har historiken med 12,7 miljoner lån bevarats. En glad och lättad stadsbibliotekarie kunde därför samma dag meddela:

– Idag klockan 12:00 öppnade vi alla bibliotek, och nu med ett nytt ämnessystem i centrum. Det har inte varit en liten uppgift att utbilda alla medarbetare, och dessutom testa arbetsflöden och konfigurationer. Projektgruppen har gjort ett fantastiskt jobb. Vi är nu fullt igång med det nya systemet, skrev Daniel Forsman på LinkedIn och tackade alla som varit inblandade i det stora projektet:

– Alla som medverkat har varit ytterst professionella. Systemförändringen är ett av de största projekten jag har arbetat med under min tid som stadsbibliotekarie i Stockholm. Att se det nya systemet tas i bruk bara 11 dagar innan jag slutade min tjänst var väldigt tillfredsställande.

Medarbetarna är väl förberedda

Daniel Forsman har varit med från projektets början, men tillträder en ny tjänst som riksarkivarie och chef för Riksarkivet den 1 mars 2026.

Hans efterträdare Elisabeth Aquilonius har följt projektet noga i sin roll som biträdande stadsbibliotekarie i Stockholm, och hon är naturligtvis glad att projektet gick enligt plan:

– Införandet av Cicero har varit ett välstrukturerat och nära samarbete mellan våra verksamheter och Systematic. Projektet har genomförts med tydlig styrning, hög delaktighet från organisationen och ett starkt fokus på våra behov. Vi känner oss trygga i lösningen och väl rustade att använda systemet, säger Elisabeth Aquilonius.

Automatisering frigör tid för kärnuppgifter

Över 400 medarbetare har utbildats i det nya systemet som stödjer alla delar av bibliotekets dagliga arbete – från reservationer och lån till materialflöde mellan filialerna.

För kunderna innebär detta snabbare hantering, bättre översikt över material och effektivare reservationer. När en bok reserveras kan systemet automatiskt hitta och identifiera materialet, lägga det på plocklistan eller låta sorteringsrobotar se till att det skickas till rätt bibliotek, och sedan meddela kunden när materialet kan hämtas – utan manuella arbetsflöden.

Det här innebär att medarbetarna kan vara mer närvarande i bibliotekslokalerna och arbeta med förmedling, evenemang och personlig service.

– Med Cicero får vi ett bibliotekssystem som förenklar det dagliga arbetet för våra medarbetare. Det ger oss bättre överblick, effektivare arbetsflöden och större möjligheter att utveckla våra tjänster utifrån invånarnas behov, säger Elisabeth Aquilonius vid Stockholms stadsbibliotek.

Cicero är utökat och redo för fler svenska folkbibliotek

Under senare år har flera stora europeiska bibliotek valt Cicero – bland annat Deichman i Oslo och Bücherhallen i Hamburg. I Sverige använder även flera skolbibliotek lösningen, men Stockholms stadsbibliotek är det första svenska folkbiblioteket

Enligt Jakob Ilum Damsgaard, chef för Systematic Library, står flera svenska kommuner inför behovet av att byta ut äldre system. För att öka sina insatser i Sverige har Systematic anställt fler medarbetare på Stockholmskontoret, och Cicero har utökats med integrationer som stödjer den svenska biblioteksinfrastrukturen:

– Nu kan information om material, som till exempel bibliografiska data, ämnesrubriker och klassificeringar, hämtas från nationella källor och uppdateras automatiskt. Detta resulterar i mindre manuellt rutinarbete, mer enhetliga registreringar och bättre datakvalitet i hela samlingen. Med dessa integrationer och ett brett utbud av tillägg stöder Cicero nu fullt ut svenska standarder och arbetsflöden, och bidrar till en mer effektiv och sammanhängande biblioteksverksamhet, säger Jakob Ilum Damsgaard.