Skanderborg Kommune opnår
bedre kontinuitet og arbejdsmiljø
med Mit Team

"Det implementerer sig selv." Sådan lyder den klare melding fra Peter Mikkelsen, leder i Skanderborg Kommunes hjemmepleje om Columna Cura Mit Team.

Historien om Mit Team i Skanderborg Kommune begyndte med et simpelt spørgsmål på et personalemøde. En medarbejder i hjemmeplejen i Galten, hvor Peter Mikkelsen er leder, spurgte: "Findes der ikke et program, hvor man kan se, hvor de andre er henne, så man ikke behøver at ringe til hinanden hele tiden?"

Da Systematic kort tid efter søgte kommuner til at pilotteste Mit Team, greb Peter Mikkelsen chancen. Der gik kun få måneder fra medarbejderne efterspurgte løsningen i slutningen af 2022 til den blev implementeret i starten af 2023.

"Det var et svar på nogle spørgsmål, som mine medarbejdere havde stillet mig. Så da muligheden for at teste Mit Team kom, tænkte jeg, at det passede perfekt med det, vi gerne ville," fortæller Peter Mikkelsen.

Udfordring
- Personalet manglede overblik over kollegers placering
- Ønske om høj kontinuitet selv ved sygdom
- Telefonopkald forstyrrede medarbejdernes arbejde
Løsning
- Implementering af Mit Team giver overblik over kollegers placering og status
- Indførelse af fælleslister, hvor medarbejderne selv kan fordele og bytte opgaver indbyrdes
- Kombination af mindre teams og Mit Team gav bedre koordinering af hjemmeplejen
Fordele
- Kontinuiteten steg til 70-80%. 80% af borgerne havde kun fire eller færre forskellige medarbejdere på 14 dage
- Markant færre forstyrrelser i arbejdsdagen giver mere ro og nærvær hos borgerne
- Øget medarbejderautonomi - medarbejderne kan selv fordele opgaver og justere planlægning i real-tid

Nem implementering drevet af medarbejderne

En af de største overraskelser ved implementeringen var, hvor nemt det gik. Peter Mikkelsen beskriver processen som den letteste systemimplementering, han har været med til.

"Det tog en måneds tid, så var alle vores teams kørende. Vi startede med ét team om ugen. Efter en times møde, hvor de lærte systemet at kende, var de klar til at gå i gang," forklarer han.

Succesen tilskriver han, at løsningen er medarbejderdreven innovation, der taler direkte ind i et konkret behov.

“Det er noget af det nemmeste, jeg nogensinde har oplevet at implementere. Mit Team har ikke ret mange funktioner, men det, den kan, er lige præcis det, vi har brug for.”

Peter Mikkelsen

Leder af plejedistrikt Galten, Skanderborg Kommune

Entusiasmen spredte sig hurtigt blandt personalet. "Vi startede med de mest digitalt modne medarbejdere, og allerede dagen efter det første introduktionsmøde på en times tid var de i gang. I de følgende uger begyndte folk fra andre teams at spørge, om de også kunne være med."

Målbar forbedring af kontinuiteten

Skanderborg Kommune har i flere år målt kontinuiteten i hjemmeplejen - altså hvor mange forskellige medarbejdere, der besøger den enkelte borger. Efter implementeringen af Mit Team kombineret med en omlægning til mindre teams har de set en markant forbedring.

"Vi ligger nu oppe omkring 70-80% kontinuitet i de mindste teams. Det betyder, at 80% af borgerne har haft fire eller færre forskellige medarbejdere på besøg i løbet af de seneste 14 dage," fortæller Peter Mikkelsen.

Selvom forbedringen skyldes en kombination af mindre teams og brugen af Mit Team, er der ingen tvivl om, at systemet har gjort en forskel. Medarbejderne bruger aktivt Mit Team til at bytte opgaver indbyrdes for at øge kontinuiteten.

"De bruger Mit Team til at bytte i dagligdagen. Hvis en medarbejder for eksempel ser 'jeg var ved denne borger i går, så vil jeg også gerne være der i dag', så lægger de det bare ud til hinanden på fælleslisten. På den måde øger de selv kontinuiteten," forklarer Peter Mikkelsen.

Bedre arbejdsmiljø med færre forstyrrelser

En af de mest mærkbare fordele ved Mit Team har været reduktionen i antallet af forstyrrelser i arbejdsdagen. Tidligere blev medarbejderne ofte afbrudt af telefonopkald fra kolleger, der havde brug for hjælp eller information.

"Vi kan se på vores arbejdsmiljøundersøgelse, at forstyrrelserne er blevet færre. Det giver ro og nærvær i dagligdagen. Man kan være mere til stede hos borgeren, fordi man ikke hele tiden bliver forstyrret," siger Peter Mikkelsen.

Han tilføjer, at det også giver tryghed for nye medarbejdere og afløsere, der let kan se, hvem der er i nærheden, hvis de har brug for hjælp.

Større selvbestemmelse i hverdagen

Mit Team har også givet medarbejderne større autonomi i deres daglige arbejde. Peter Mikkelsen fortæller om en situation, hvor en sygemelding automatisk førte til, at besøgene blev lagt ud på fælleslisten i Mit Team:

"Planlæggeren skulle bare lige ned og give en besked i et af de andre teams. Da hun kom tilbage, var besøgene allerede fordelt. Medarbejderne havde selv taget dem fra fælleslisten."

Tre afgørende fordele ved Mit Team

Adspurgt om de vigtigste fordele ved Mit Team fremhæver Peter Mikkelsen:

Bedre overblik - Medarbejderne kan se, hvor deres kolleger befinder sig
Færre forstyrrelser - Reduceret behov for telefonopkald og afbrydelser
Øget medbestemmelse - Medarbejderne kan selv fordele opgaver og justere planlægningen

Mit Team er en udvidelse til Columna Cura. Columna Cura er det samlede navn for Systematics løsning, der understøtter og optimerer kommunen.

Vil I vide mere om Mit Team?

Ræk ud til Rikke Terp, Implementeringskonsulent i Systematic og projektleder på Mit Team. Rikke har en baggrund som sygeplejerske og har været ansat som hjemmesygeplejerske i Aarhus Kommune. Hun er klar til at tage en snak med jer om Mit Team.

Mail: rikke.terp@systematic.com

Læs mere om Mit Team

Cases

Vores løsninger og services gør en stor forskel for vores kunder. Tag et kig blandt vores cases, og bliv inspireret af andres erfaringer.

Se alle cases

Seneste nyheder

Vi vil så gerne holde dig opdateret med, hvad vi laver. Du finder vores seneste nyheder her, men du kan også klikke på knappen nedenfor og få det fulde overblik.