Ny videomødeløsning giver medarbejdere og borgere en lettere hverdag i Københavns Kommune

En ny videomødeløsning (VDX) i journalløsningen, Columna Cura, har gjort det markant nemmere for København Kommunes medarbejdere og borgere at deltage i videomøder. Medarbejderen skal blot sætte et enkelt flueben for at invitere borgeren til videomøde, og med ét klik kan borgeren deltage.

I maj 2024 begyndte Københavns Kommune at tilbyde deres borgere på forebyggelses- og genoptræningsområdet videomøder gennem VDX.

Lisbeth, som er systemkonsulent i Center for Digitalisering og Jonas, som er fagansvarlig for fysioterapien i Center for Kræft og Sundhed, har været med til at implementere den nye løsning. De har oplevet en næsten problemfri overgang, hvor medarbejderne og borgerne hurtigt har taget systemet til sig.

Sparer tid og ressourcer for medarbejderen

”VDX passer godt ind i den dagsorden, vi har lige nu, hvor vi skal levere den samme kvalitet til flere borgere uden at bruge flere ressourcer. Videosamtalerne fungerer godt. De er kortere, fordi de er tydeligere, og man sætter scenen bedre,” siger Jonas.

Før var det en administrativ tung arbejdsgang for medarbejderne at invitere en borger til videomøde.  Den nye løsning har gjort processen markant enklere:

Enkelheden i løsningen har ført til, at flere medarbejdere er begyndt at tilbyde videomøder til borgerne:

”Vi i Center for Kræft og Sundhed er nok ikke dem, der holder flest videomøder, men VDX i Cura har øget villigheden til at bruge det mere. Det har gjort det nemmere og mere tilgængeligt. Hvis en borger udtrykker et ønske om eller behov for et videomøde, så er det kun et flueben væk," fortæller Jonas. 

Kun ét klik for borgeren

For borgerne er processen også blevet enklere. Hvor de tidligere skulle gennem flere tekniske trin, modtager de nu blot en sms med et link. Det eneste krav er, at de er tilmeldt NemSMS.

"Der er jo en åbenlys gevinst ved det. Vi sparer en masse tid både i form af klik og transport. Vi kan i højere grad tilbyde den samtale, som borgeren har behov for. Før var det kun en lille gruppe borgere, der var teknisk stærke nok til at gennemføre videomøder. Nu er det så let, at det er muligt for mange," fortæller Jonas.  

Positive tilbagemeldinger fra borgere og medarbejdere

Både borgere og medarbejdere har taget godt imod det nye system:

"Det var meget nemt - bare at skulle trykke på et link fremfor at skulle have et program, som jeg skulle åbne, og så finde mødet," fortæller en borger.

En medarbejder beskriver det som "det mest simple system jeg har oplevet," mens en anden konstaterer, at "det gik som smurt."

Tekniske udfordringer

Selvom systemet generelt fungerer godt, oplever de i Københavns Kommune stadig nogle tekniske udfordringer. Hvis en borger for eksempel oplever problemer med lyden, kan det være komplekst for medarbejderen at yde support, da det kan involvere forskellige styresystemer, browsere og mobilenheder.

Lisbeth påpeger også nogle specifikke udfordringer med NemSMS-integrationen:

En anden begrænsning er muligheden for at inkludere eksterne parter i møderne. Mens borgerne kan videresende deres SMS'er til pårørende, som så kan deltage via linket, er det ikke muligt at invitere fagpersoner eller andre tredjeparter direkte til møderne.

Næste skridt i udviklingen af løsning

Den nuværende VDX-løsning i Cura er første skridt i en større plan om at integrere videobesøg direkte i arbejdsgangene. Løsningen understøtter allerede planlagte én-til-én møder inden for genoptræning, rehabilitering, sundhedsvaner og forebyggelse, hvor borgeren bruger sin egen enhed.

På baggrund af blandt andet praksiserfaringerne fra København Kommune er næste udviklingsskridt allerede opstartet i Cura.

"Lisbeths og Jonas' konkrete input og forslag til, hvordan VDX-understøttelsen kan udvides til at dække flere arbejdsgange og behov i hverdagen medvirker til, at vi udvikler den rigtige løsning og at vores it-systemer understøtter slutbrugernes hverdag og ikke begrænser den. Vi er allerede ved at planlægge næste version af udviklingen, og her vægter vi deres input meget højt," siger Lærke Pedersen, som er Product Owner på Cura ved Systematic.