Felles biblioteksystem for danske folke- og skolebiblioteker
Systematic har utviklet og implementert et banebrytende, felles IT-system for alle danske folke- og skolebiblioteker, som i dag styrker den daglige driften, reduserer kostnadene og styrker det interkommunale samarbeidet.
Intelligent digitalisering av bibliotekene
Moderne biblioteker er avhengige av effektive IT-systemer. Oversikt over materialer, utlån, reservasjoner, lånere og arbeidsflyter krever spesialisert programvare for ikke å resultere i tidkrevende, manuelle prosesser. Før 2015 brukte danske folke- og skolebiblioteker flere ulike IT-systemer med individuelle databaser, som i mange tilfeller ikke ga tilstrekkelige funksjoner eller ønsket brukervennlighet.
En sammenslutning av danske biblioteker ba kommunenes IT-fellesskap, KOMBIT, om å lansere et nasjonalt tilbud som skulle lage ett samlet system med én felles database – slik at bibliotekene ikke bare fikk bedre vilkår lokalt, men også kunne samarbeide problemfritt om utlån og reservasjoner i hele landet. Med Cicero, administrasjonssystemet vårt for biblioteker, har vi sikret intelligent digitalisering av de danske kommunenes biblioteker. Til glede for både de ansatte og de millioner av dansker som bruker bibliotekenes tjenester hvert år.
Samlet løsning skaper stor synergi
Fellessystemet for bibliotekene er en ambisiøs løsning som har introdusert en lang rekke nye funksjoner og fordeler. Løsningen bygger på en åpen plattform med velkjente standarder som har forenklet integreringen med de danske kommunenes øvrige systemer.
Tett samarbeid
Ved å etablere én felles dataplattform har de danske bibliotekene oppnådd økt samarbeid samt muligheten til å koordinere innkjøp av nye materialer og sikre brukerne tilgang til langt flere materialer enn det som det lokale biblioteket har til rådighet. Resultatet er et moderne, effektivt og brukervennlig system som imøtekommer brukere og ansatte i like stor grad.
For å sikre en løsning som harmonerer med bibliotekenes hverdag, ble alt sammen utviklet i tett samarbeid med ansatte på alle kommunale biblioteker – og samtidig var flere biblioteker involvert i tette pilotprosjekter om testing og pilotdrift for å sikre et solid startpunkt for brukernes daglige behov og utfordringer.
Tilnærmingen med åpne systemer skaper også store muligheter for samarbeid og synergier på tvers av både offentlige og private virksomheter som samarbeider rundt bibliotekets systemlandskap.
Effektiv utvikling og lynrask implementering
Oppgaven med å designe og utvikle et felles biblioteksystem ble tildelt det danske IT-selskapet Dantek. For å skape fremdrift ble Systematic en partner underveis og endte opp med å kjøpe Dantek.
Systematic planla så prosjektet på nytt og skalerte det med åtte utviklingsteam. Fellessystemet for biblioteker endte opp med å bli levert før tiden, inkludert flytting og utbygging av ti ekstra kommuner som opprinnelig ikke var en del av tilknytningsavtalen. Underveis implementerte Systematic i snitt to kommuner per uke i en periode på 24 måneder. Systematic har også hatt ansvar for opplæring av bibliotekets ansatte for å sikre god innføring og full utnyttelse av alle løsningens funksjoner.
Enestående og effektivt biblioteksystem
Ved å samle alle vanlige bibliotekdata i én dataplattform har de danske kommunebibliotekene nå en unik og moderne digital løsning som skaper og utnytter synergier på tvers av kommunene.
Fellessystemet for biblioteker samler sektoren og skaper et enhetlig rammeverk for alle bibliotekene. De åpne standardene gjør det også enkelt å bygge på løsningen og utvide med spesifikke funksjoner for hvert enkelt bibliotek.
Utformingen, utviklingsprosessen og læringen fra implementeringsprosessen kan nå overføres til andre land som ønsker å gå over til et felles og moderne biblioteksystem som utnytter det fulle potensialet i samlet digitalisering. Disse kan også dra nytte av "beste praksis"-tilnærmingen som fellessystemet har etablert.
