Odense Universitetshospital har fået nyt patientjournalsystem i weekenden
Operationen gik godt, da Odense Universitetshospital og syv andre hospitalsenheder i weekenden trykkede på knappen og satte strøm til det nye patientjournalsystem EPJ SYD.
Der er altid lidt nervøsitet inden en stor operation, og i weekenden var ”patienterne” ingen ringere end Fyns største arbejdsplads. Odense Universitetshospital (OUH) og syv andre hospitalsenheder skulle nemlig have indopereret det nye patientjournalsystem EPJ SYD.
EPJ SYD er baseret på Systematics patientjournalsystem Columna Clinical Information System (CIS), der er udviklet i samarbejde med dansk sundhedsfagligt personale og tilpasset arbejdsgange på moderne sygehuse. Systemet har været anvendt på alle sygehuse i Region Midtjylland i mere end 10 år.
OUH har mange specialer og dermed er kompleksiteten stor, når så vigtigt et system skal tages i brug for første gang.
Spændingen var stor, men det var forberedelserne også, hvilket lægelige direktør på OUH, Bjarne Dahler-Eriksen også lagde vægt på i et interview med Fyens Stiftstidende, hvor han blandet andet sagde:
- Vi er selvfølgelig forberedt til tænderne, og vores medarbejdere har trods situationen med sygdom og covid-19 gjort en kæmpe indsats for, at vi kan skifte over til det nye system.
Et arbejdsredskab, som bruges 2,8 millioner gange hver dag
Med 2,8 millioner opslag i den elektroniske patientjournal på en almindelig arbejdsdag udgør EPJ SYD et af de vigtigste arbejdsredskaber for regionens cirka 22.000 læger, sygeplejersker og sekretærer. Det nye system skal derfor komme både patienter og personale til gode, mener formand for Digitaliserings- og innovationsudvalget Anja Lund (V).
- Vores medarbejdere skal i så høj grad som muligt bruge deres tid på deres kerneopgave, som er patientbehandling. Derfor er det vigtigt med et brugervenligt patientjournalsystem, så medarbejderne skal bruge så lidt tid som muligt på it. EPJ SYD er baseret på et velfungerende og velafprøvet grundsystem, hvilket har været essentielt for Region Syddanmark, da vi i sin tid sendte vores patientjournalsystem i udbud.
Effektivt samarbejde betød klar før tid
Til at understøtte weekendens go-live var godt 30 medarbejdere fra Systematic sammen med regionens folk på opgaven med at sikre datamigrering og en gnidningsfri overgang fra det gamle til det nye system. Det betød også, at operationen blev gennemført små to timer hurtigere end planlagt – og med et minimum af fejl.
- Allerede lørdag aften kl. 21 var al data flyttet fra det gamle til det nye system, og herefter var alle hospitalsenheder i teknisk drift. Kl. 07.00 søndag morgen blev systemet taget i brug. I den kommende tid kører vi med ekstra bemanding, så vi hurtigt kan afhjælpe de udfordringer, der kan dukke op, når en kompleks organisation tager et nyt system i brug. Indtil videre kan vi kun være tilfredse med implementeringen, siger Group Senior Vice President fra Systematic, Anders Goul Nielsen.
Ifølge lægelig direktør Bjarne Dahler-Eriksen er den elektroniske patientjournal at sammenligne med hospitalets rygrad, og der var tydelig lettelse at spore hos ham, da TV2 Fyn fangede ham kort efter, systemet var i luften:
- Det går faktisk rigtig, rigtig godt. Det er jo et nyt system, så det handler altid om, at man skal lære det lidt at kende, men folk er glade og fortrøstningsfulde, og vi tænker, at det skal nok gå, sagde han.
Særligt beredskab er på arbejde døgnet rundt i de første dage
Første etape af overgangen til det nye system blev sat i værk den 3. oktober 2021, hvor Sygehus Sønderjylland og flere andre sygehusenheder overgik fra det gamle Cosmic til EPJ SYD. Udrulningen gik godt, og formand for Digitaliserings- og innovationsudvalget Anja Lund (V) fik ret, da hun udtrykte forventning om, at udrulningen på OUH og de øvrige sygehuse, ligeledes ville forløbe uden de store problemer:
- Implementeringen af EPJ SYD i det sønderjyske var i det store hele rigtig vellykket, når man tænker på, hvor enormt komplekst det er at skifte så stort og omfangsrigt et system. Samtidig har implementeringsteamet høstet værdifulde erfaringer, og jeg har fuld tiltro til, at ibrugtagningen på Fyn kommer til at gå mindst lige så godt som i Sønderjylland.
Udrulningen af EPJ SYD foregår i fire etaper, hvoraf de to nu er nået.
Den 29. maj 2022 får de sidste enheder indført EPJ SYD, men Anders Goul Nielsen og hans kolleger har is i maven og en klar forventning om endnu en succesfuld implementering.
- Vi har efterhånden en del erfaring med at indføre nye, kritiske løsninger på sygehuse, men der kan selvfølgelig altid opstå uforudsete hændelser, og derfor er der nedsat et særligt beredskab, som er på arbejde døgnet rundt i tiden efter overgangen til en ny løsning, siger han.
Fakta om EPJ SYD
- EPJ SYD implementeres i alle Region Sydjyllands fem sygehusenheder: Odense Universitetshospital, Sygehus Lillebælt, Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Sønderjylland og psykiatrisygehuset.
- EPJ SYD bliver det primære it-arbejdsredskab for cirka 22.000 læger, sygeplejersker, sekretærer og andre medarbejdere på regionens sygehuse.
- EPJ SYD’s kerneelementer består af journalhåndtering, medicinering, rekvisition og svar fra laboratorie- og billedsystemer, patientadministration og booking.
- Typisk er der omkring 2,8 mio. journalopslag i den elektroniske patientjournal på en almindelig arbejdsdag.
- Odense Universitetshospital er ansvarlig for at drive EPJ SYD for hele Region Syddanmark.
- EPJ SYD er baseret på Systematics elektroniske patientjournalsystem, Columna Clinical Information System (CIS), som er udviklet i samarbejde med Region Midtjylland, som har anvendt løsningen siden 2010.
- I 2018 vandt Systematic udbuddet om et nyt patientjournalsystem i Region Syddanmark.
- I 2019 valgte Region Nordjylland også at benytte systemet. Region Nordjylland tager systemet i brug 30. marts 2022.
