Øget medarbejderstolthed efter digitalisering af rengøringsopgaver
Regionshospitalet Randers har testet opgavesystemet Columna Flow Task Management til håndtering af rengøringsopgaver på udvalgte senge- og modtagerafsnit. Efter kun fire måneder har medarbejderne oplevet en større tilfredshed i deres hverdag, fordi opgaverne er samlet ét sted og dermed gør det lettere at planlægge og komme i mål med dagens opgaver.
Med knap 2000 ansatte dækker Regionshospitalet Randers hele den nordøstlige del af Region Midtjylland og håndterer godt 200.000 behandlinger årligt. Serviceassistenterne på regionshospitalet har ansvaret for både rengøringsfunktionen og patientlogistiske opgaver såsom mobilisering, patienttransport og andre patientrelaterede serviceopgaver.
Siden 2014 har serviceassistenterne anvendt det digitale opgavesystem Columna Flow Task Management til håndteringen af portørmæssige opgaver, og det var derfor oplagt at inkludere rengøringsopgaverne i det samme system. Derfor igangsatte hospitalet i juli 2021 en afprøvning af Columna Flow Task Management løsningen til håndtering af rengøringsopgaverne på Psykiatrisk sengeafsnit D, akutmodtagelsen, sengeredningen og andre udvalgte klinikker og sengeafsnit.
Det har gjort en stor forskel i det daglige arbejde, at vi har alle opgaver på tværs af servicefunktionen samlet ét sted. Via opgavesystemet får serviceassistenterne nu en oversigt over dagens rengøringsplan og de ad hoc-rengørings- og serviceopgaver, der løbende bestilles i løbet af en dag. Det gør det lettere at få et samlet overblik over dagens arbejde
Under afprøvningen kom de eksisterende rengøringsplaner direkte ind i opgavesystemet, så alt var digitalt tilgængeligt og de enkelte opgaver under hver rengøringsplan blev distribueret ud til serviceassistenternes håndsæt (arbejdstelefon). Udover et give serviceassistenterne et transparent overblik over dagens opgaver, har Columna Flow Task Management samtidig sikret data omkring de enkelte rengøringsopgaver, såsom antallet af opgaver, varighed og tidspunkt for udførelse.
”Det giver en stolthed, at arbejdet dokumenteres, så ledelsen kan se hvor lang tid vi rent faktisk bruger på rengøringsopgaver på en arbejdsdag. Samtidig har det digitale overblik gjort det langt nemmere at dække ind for hinanden ved sygdom, fordi serviceassistenterne kan logge ind i flere rengøringsplaner, siger Henriette Lund Larsen.
Regionshospitalet har etableret en dedikeret koordinatorskærm, der viser dagens rengøringsplaner og gør det let at se om, der er meldt personale ind på alle planer og udestående opgaver. Adgangen til data gør det muligt for hospitalet at identificere perioder med spidsbelastning og optimere arbejdsgangene, så der er fremdrift på alle opgaver på tværs af funktioner. Det overblik har hospitalet ikke tidligere haft adgang til, fordi rengøringsplanerne før bestod af papiroversigter på de enkelte rengøringsvogne.
Det er planen, at digitaliseringen af rengøringsopgaver udvides til resten af Regionshospitalet Randers i løbet af 2022.
På langt de fleste hospitaler varetages rengøringsfunktionen enten af rengøringsassistenter eller af serviceassistenter, der udover rengøring også er ansvarlige for patientlogistiske opgaver, som på Regionshospitalet Randers. På Aalborg Universitetshospital, der også har implementeret Task Management til håndtering af rengøringsopgaver, varetages rengøringen af dedikerede rengøringsassistenter.
På Aalborg Universitetshospital har man valgt at samle alle rengøringsplaner fra samme afdeling i én opgaveliste, så alle rengøringsassistenter tilknyttet afdelingen plukker opgaver fra den samme liste og hjælpes ad med dagens rengøring. På Regionshospital Randers har hver serviceassistent sin faste rengøringsplan med specifikke opgaver, men de har samtidig tilgang til en fælles opgaveliste med ad hoc-opgaver, som inkluderer både portør- og rengøringsopgaver.
At flere serviceassistenter løbende kan melde sig ind på opgaver, nedsætter ventetiden på ad-hoc opgaver såsom rengøring efter isolation, operationer eller på fødestuer. Aalborg Universitetshospital er netop ved at afprøve en prototype til quick-bestilling af ad hoc-rengøringsopgaver via knaptryk på væggen eller ved scanning af NFC-tags i det rum, der ønskes rengjort. Dette vil yderligere nedsætte ventetiden og optimere rengørings-flowet på hospitalerne.
Digitaliseringen af rengøringsopgaver på henholdsvis Regionshospital Randers og Aalborg Universitetshospital har vist, at det giver mening at anvende forskellige implementeringstaktikker for at tilpasse løsningen bedst muligt til det enkelte hospital.
Tag endelig fat i os, hvis vi skal hjælpe jer i gang med at digitalisere rengøringsområdet på jeres hospital. Vi rådgiver jer til at finde den organisering og opdeling, der passer bedst til behovene i jeres service- og rengøringsfunktion.
- Regionshospital Randers dækker knap 2000 ansatte og godt 200.000 behandlinger årligt
- Afprøvningen blev igangsat på Psykiatrisk sengeafsnit D, akutmodtagelsen, sengeredningen og andre udvalgte klinikker og sengeafsnit i juli 2021.
- Planen er at udvide digitaliseringen til resten af hospitalet i løbet 2022.
