Startskuddet til en digital opgavehåndtering på Tampere Universitetshospital
Det finske universitetshospital i Tampere tester lige nu Systematics digitale opgavehåndteringssystem i udvalgte afdelinger for at samle data og erfaring, der kan danne grundlag for en videre digitalisering af alle serviceopgaver.
Mange hospitaler er kun lige begyndt på deres digitaliseringsrejse med at integrere digitale redskaber i hospitalets service logistik. Et af de første skridt på vejen er at teste eksisterende og dokumenterede løsninger i et afgrænset område for at få konkret erfaring og bedre forståelse af fordelene, inden det implementeres i alle afdelinger.
Det var også denne fremgangsmåde Tampere Universitetshospital og Systematic valgte, da de begyndte den igangværende test af det digitale opgavehåndteringssystem i rengørings- og madleveringsenhederne. Løsningen, Columna Flow Task Management, blev introduceret på Musculoskeletal Sygdomsklinikken, hvor de dagligt står over for mange ad-hoc opgaver. Det digitale opgavehåndteringssystem gør det muligt for rengøringspersonalet at modtage serviceopgaver, sendt fra sygeplejersker ude på afdelingerne eller operationsstuerne, direkte på deres smartphones og helt uden afbrydelse af telefonopkald. Mobilappen viser også, hvem der er på vagt og hvor, hvilket gør det nemmere for personalet at kontakte hinanden, når det er nødvendigt. Dette forbedrer også sikkerheden – særligt om natten, hvor der er få på arbejde.
”Vi er meget tilfredse efter den første måned med daglig brug af systemet” siger Sari Iltanen of Tommi Saarinen, der koordinerer afprøvningen på Tampere Universitetshospital. ”Rengøringspersonalet integrerede hurtigt den nye mobilapp, og de er meget glade for, hvordan den virker. De elsker den bare” siger Tommi Saarinen.
Columna Flow Task Management giver servicelederne et opdateret overblik over arbejdsbyrden i de forskellige serviceafdelinger, og det gør det nemmere for lederne at identificere, hvor der er behov for ekstra hænder. Når sygeplejerskerne anmoder om en service, kan de samtidig følge dens forløb og status. Imens kan de opgaveudførende vælge opgaver på baggrund af deres kompetencer, afstand til opgaven og team tilknytning. Data fra de udførte opgaver bliver automatisk lagret, så det kan anvendes til videre analyse og rapportering. Det gør hospitaler bedre i stand til at identificere flaskehalse, optimere arbejdsgange og forbedre serviceniveauet.
”Nu har vi et realt billede at vores opgaver og får indsigt i, hvordan vores arbejdsbelastning er distribueret over forskellige dage i ugen og på forskellige tidspunkter af dagen. Vi kan også følge opgavens leveringstid, og se hvor hurtigt vi svarer på serviceanmodninger” forklarer Sari Iltanen.
Fakta om Tampere Universitetshospital
- Et ud af fem universitetshospitaler i Finland
- Andet største hospital i Finland bestående af fem lokaliteter
- 1.150 sengepladser
- Sekundær behandling for 530.000 indbyggere, tertiær behandling for 900.000 indbyggere
- 220.000 patienter årligt
- 7.000 medarbejdere
