Odense universitetssjukhus fick ett nytt huvudjournalsystem under helgen
Det blev en lyckad operation när Odense universitetssjukhus och sju andra sjukhusenheter kopplade in det nya huvudjournalsystemet EPJ SYD under helgen.
Det är alltid lite nervöst inför en stor operation, och nu i helgen var ”patienten” ingen mindre än Fyns största arbetsplats. Odense universitetssjukhus och sju andra sjukhusenheter skulle nämligen få det nya huvudjournalsystemet EPJ SYD inopererat.
EPJ SYD är baserat på Systematics huvudjournalsystem Columna Clinical Information System (CIS), som har utvecklats i samverkan med dansk vårdpersonal och anpassats till arbetsflödena på moderna sjukhus. Tjänsten har använts på alla sjukhus i Region Midtjylland i mer än 10 år.
Odense universitetssjukhus har många specialområden, vilket gör det komplicerat att ta ett så viktigt system i bruk.
Spänningen steg, men även mängden förberedelser, vilket Bjarne Dahler-Eriksen, sjukhusdirektör vid Odense universitetssjukhus, också betonade i en intervju med Fyens Stiftstidende, där han bland annat sade:
– Vi är naturligtvis mycket väl förberedda, och våra medarbetare har trots situationen med sjukdom och COVID-19 gjort en enorm insats för att se till att vi kan gå över till det nya systemet.
Ett arbetsverktyg som används 2,8 miljoner gånger varje dag
Under en vanlig arbetsdag görs 2,8 miljoner slagningar i huvudjournalsystemet, vilket innebär att EPJ SYD är ett av de viktigaste arbetsverktygen för regionens cirka 22 000 läkare, sjuksköterskor och sekreterare. Det nya systemet kommer därför att gynna både patienter och personal, menar Anja Lund (V), ordförande för digitaliserings- och innovationskommittén.
– Våra medarbetare ska ägna så mycket tid som möjligt åt sin huvudsakliga uppgift, som är vårdbesök. Därför är det viktigt att ha ett användarvänligt huvudjournalsystem så att medarbetarna lägger så lite tid som möjligt på IT. EPJ SYD är baserat på ett välfungerande och beprövat grundsystem, vilket var avgörande för Region Syddanmark när vi upphandlade vårt huvudjournalsystem.
Effektivt samverkan innebar att systemet kunde implementeras före utsatt tid
För att stödja helgens utrullning sysselsatte sig fler än 30 medarbetare från Systematic tillsammans med regionens medarbetare med att säkerställa datamigrering och en smidig övergång från det gamla till det nya systemet. Det ledde också till att operationen kunde slutföras knappt två timmar snabbare än planerat – och med så få fel som möjligt.
– Redan klockan 21 på lördagskvällen hade alla data överförts från det gamla till det nya systemet och alla sjukhusenheter var tekniskt i drift. Klockan 07:00 på söndagsmorgonen togs systemet i bruk. Under den närmaste tiden kommer vi att köra med extra bemanning så att vi snabbt kan hantera de utmaningar som kan uppstå när en komplex organisation tar ett nytt system i bruk. Än så länge är vi inget annat än nöjda med implementeringen, säger Anders Goul Nielsen, Group Senior Vice President på Systematic.
Enligt sjukhusdirektör Bjarne Dahler-Eriksen kan huvudjournalsystemet liknas vid sjukhusets ryggrad, och man kände en tydlig lättnad när TV2 Fyn pratade med honom strax efter att tjänsten tagits i drift:
– Det går faktiskt riktigt, riktigt bra. Det är ju ett nytt system som man behöver bekanta sig med, men folk är positiva och optimistiska, och vi tror att det kommer att bli bra”, sade han.
Ökad beredskap dygnet runt under de första dagarna
Den första etappen för övergången till det nya systemet inleddes den 3 oktober 2021, när Sygehus Sønderjylland och flera andra sjukhusenheter bytte från det gamla Cosmic till EPJ SYD. Utrullningen gick bra, och ordföranden för digitaliserings- och innovationskommittén Anja Lund (V) fick rätt när hon uttryckte att utrullningen på Odense universitetssjukhus och de andra sjukhusen också skulle ske utan större problem:
– Implementeringen av EPJ SYD i södra Jylland var på det hela taget mycket lyckad med tanke på hur komplicerat det är att byta ut ett så stort och omfattande system. Samtidigt har implementeringsteamet fått värdefulla erfarenheter, och jag är helt övertygad om att införandet kommer att gå minst lika bra på Fyn som i södra Jylland.
Utrullningen av EPJ SYD sker i fyra etapper, varav två nu har genomförts.
Den 29 maj 2022 kommer de sista enheterna att implementera EPJ SYD, men Anders Goul Nielsen och hans kollegor har is i magen och förväntar sig ännu en framgångsrik implementering.
– ”Vi har nu en del erfarenhet av att införa nya, kritiska lösningar på sjukhus, men oförutsedda händelser kan så klart alltid inträffa, och därför har vi inrättat ett särskilt beredskapsteam som arbetar dygnet runt under tiden efter övergången till en ny lösning”, säger han.
Fakta om EPJ SYD
- EPJ SYD implementeras på samtliga fem sjukhusenheter i Region Sydjylland: Odense universitetssjukhus, Sygehus Lillebælt, Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Sønderjylland och psykiatrisjukhuset.
- EPJ SYD blir det primära IT-arbetsverktyget för runt 22 000 läkare, sjuksköterskor, sekreterare och andra medarbetare på regionens sjukhus.
- Kärnan i EPJ SYD består av journalhantering, medicinering, beställningar och svar från laboratorie- och bildsystem, patientadministration och bokning.
- Under en vanlig arbetsdag görs runt 2,8 miljoner slagningar i huvudjournalsystemet.
- Odense universitetssjukhus ansvarar för driften av EPJ SYD i hela Region Syddanmark.
- EPJ SYD är baserat på Systematics huvudjournalsystem Columna Clinical Information System (CIS). Detta har utvecklats i samverkan med Region Midtjylland, som har använt tjänsten sedan 2010.
- 2018 vann Systematic upphandlingen för ett nytt huvudjournalsystem i Region Syddanmark.
- 2019 valde även Region Nordjylland att använda tjänsten. Region Nordjylland tar tjänsten i bruk den 30 mars 2022.
