Færre spildte skridt og flere løste opgaver med digital løsning på Regionshospitalet Viborg
Personalet på Regionshospitalet i Viborg har brugt Columna Flow Task Management siden marts 2022.
En før- og efterundersøgelse viser, at løsningen giver hospitalspersonalet et bedre overblik over serviceopgaver og optimerer deres planlægning og udnyttelse af ressourcer. Serviceassistenter og bioanalytikere kan nu tage opgaver, mens de er på farten. Det har resulteret i færre spildte skridt og hurtigere løste opgaver.
Før 2022 havde personalet på Regionshospitalet Viborg ikke nogen digital løsning til at håndtere serviceopgaver. Når de bestilte opgaver som f.eks. patienttransport, foregik det ved mundtlig overlevering. Det gjorde det vanskeligt at få overblikket og sørge for at kritisk information ikke gik tabt. Prøvetagning foregik på faste runder hver anden time. Hvis en afdeling ikke havde behov for at få taget prøver, gik bioanalytikere runden forgæves.
I marts 2022 implementerede hospitalet en digital opgaveløsning til at løse udfordringerne. Sygeplejersker, lægesekretærer og social- og sundhedsassistenter fik med implementeringen et overblik og status over bestilte opgaver. Serviceassistenter og bioanalytikere har nu et mobilt overblik, når de følger opgavernes fremgang. Det har resulteret i et mere effektivt service flow, bedre koordinering på tværs og en større tilfredshed med arbejdet.
I løsningen kan sygeplejersker, lægesekretærer og social- og sundhedsassistenter bestille serviceopgaver såsom patienttransport og prøvetagning. Opgaver vises i prioriteret rækkefølge på personalets telefon. Det giver dem et mobilt opgaveoverblik, der sikrer, at opgaver løses i den rækkefølge, der giver bedst mening.
På Regionshospitalet Viborg oplever 8 ud af 10 af undersøgelsens deltagere, at de med et mobilt overblik let kan gennemskue om de skal prioritere patienttransporten eller blodprøven fra Fru Hansen.
Derudover kan serviceassistenter og bioanalytikere med et enkelt klik tage opgaver, mens de er på farten. På Regionshospitalet Viborg har det resulteret i en mere effektiv arbejdsdag.
”Jeg kan lettere overskue og prioritere mine opgaver. Min arbejdsdag er mere effektiv, fordi jeg undgår overflødige skridt ved at kunne tage opgaver, der er i nærheden af den forrige opgave."
Med løsningen kan personale såsom sygeplejersker, lægesekretærer og social- og sundhedsassistenter altid holde sig opdateret på, hvornår en patient vil blive hentet eller hvornår en bioanalytiker vil komme og tage prøver på en patient. De slipper med andre ord for at forstyrre med opkald, når de mangler en status.
På Regionshospitalet Viborg oplever 81% af deltagerne, at de nemt kan følge status på bestilte opgaver.
”Det er meget nemmere at bruge systemet til at bestille opgaver i stedet for at ringe. Løsningen giver også et godt overblik over, hvilke opgaver, der er bestilt.”
Løsningen minimerer antallet af telefonopkald, og har en positiv effekt på servicepersonalets arbejdsdag.
”Min dag er nemmere og mere overskuelig end før. Jeg bliver ikke forstyrret nær så meget af telefonopkald, når jeg kan tage opgaver direkte fra løsningen,” fortæller en bioanalytiker.
Løsningen strømliner personalets fælles håndtering af opgaver og sikrer, at de bliver udført til tiden. Sammenlignet med deltagernes oplevelser inden implementeringen af løsningen oplever 29% flere, at de kan løse serviceopgaver nemt, hurtigt og til tiden.
Blandt de deltagere, der bestiller opgaverne, er tilliden til at opgaver løses til tiden steget med 16%. Det betyder, at de har bedre muligheder for at planlægge deres arbejdsdag og patientens forløb.
”Det er nemmere at planlægge vores arbejdsdag og patienternes forløb, fordi vi nu kan bestille serviceopgaver på forhånd og regne med, at de bliver udført til tiden."
Columna Flow Task Management understøtter og optimerer opgavehåndteringen på hospitaler.
Løsningen giver plejepersonale mulighed for hurtigt at bestille og holde sig opdateret på opgaver og deres status. Servicepersonale har let adgang til at vælge opgaver fra en prioriteret liste ud fra et effektivitetsprincip, der tager højde for den aktuelle arbejdsbyrde og ressourcer til rådighed. Det resulterer i effektiv opgavehåndtering, hvor servicepersonale har kontrollen over deres egen arbejdsdag. Patienternes ventetid nedbringes og planlægningen af deres forløb forbedres.
Opgavestatus og ansvarsområder vises i realtid på koordinatorskærme, så afdelingsledere og supervisorer altid kan følge den aktuelle situation og udvikling på hospitalet. Et bedre overblik sikrer ikke kun bedre planlægning, det minimerer også antallet af forstyrrelser, forsinkelser og kommunikationsfejl.
Baseret på data om performance, kapacitet og forsinkelser tilbyder task management et værdifuldt grundlag for beslutningstagning. Data kan f.eks. anvendes til at tage beslutninger om ændring af mødetider for at sikre nok hænder i perioder med spidsbelastning.
- Regionshospitalet Viborg er det største hospital i Hospitalsenhed Midt, der foruden Viborg omfatter regionshospitalerne i Silkeborg og Skive samt Hammel Neurocenter.
- Hospitalet huser ca. 500 sengepladser og har omkring 2900 fuldtidsansatte.
- Hospitalets sygeplejersker, lægesekretærer, serviceassistenter og bioanalytikere har anvendt Task Management til understøttelse og optimering af håndtering af serviceopgaver siden marts 2022.
- For at belyse effekten af Task Management på Regionshospitalet Viborg har vi undersøgt personalets oplevelser af opgavehåndtering både før og efter implementeringen.
- Undersøgelsen bestod af to spørgeskemaer, som blev sendt ud til henholdsvist bestillere og udførere af serviceopgaver.
- Bestillere er primært sygeplejersker, lægesekretærer og social- og sundhedsassistenter, mens udførere er serviceassistenter og bioanalytikere.
- Den første spørgeskemaundersøgelse fandt sted i marts 2022 og havde i alt 79 respondenter fra akutafdelingen – 58 bestillere og 21 udførere.
- Den anden spørgeskemaundersøgelse fandt sted i april 2023 og havde 154 respondenter fra akutafdelingen, intensiv, røntgen og scanning mfl. – 113 bestillere og 41 udførere.
Vil du også opleve effekterne ved Columna Flow Task Management på dit hospital? Vi tilbyder et skræddersyet pilot-set up, der giver mulighed for at teste vores løsning. Med en pilottest får I indblik i de mange funktionaliteter og features, som løsningen tilbyder.
Vores erfaringer fra pilottests på digitale hospitaler verden over siger os, at I vil opleve stor effekt allerede efter få dages brug.
