Aalborg Universitetshospital tester ny teknologi til bestilling af serviceopgaver
I et prototypeforløb mellem Region Nordjylland og Systematic har sygeplejersker på Aalborg Universitetshospital testet en løsning med NFC-tags, der gør det hurtigere og nemmere at oprette serviceopgaver i deres digitale system.
Siden november 2021 har tre udvalgte sengeafsnit på Syd-matriklen af Aalborg Universitetshospital været i gang med et prototypeforløb, hvor de tester en løsning, som skal hjælpe med at optimere deres håndtering af serviceopgaver. Servicepersonalet på Aalborg Universitetshospital bruger i forvejen Systematics digitale opgavesystem til at håndtere opgaver såsom bestilling af en ren hospitalsseng, afhentning af seng eller rengøring af stue.
Den nye prototypeløsning bygger ovenpå den eksisterende løsning og består af en app, hvori serviceopgaver løbende lægges ind, mens hospitalspersonalet går rundt på gangene og stuerne. Brugerne – som i dette tilfælde er sygeplejerskerne - kan ved hjælp af den smartphone, som de har fået udleveret, scanne et NFC-tag, der er fysisk opsat på f.eks. væggen over en sengeplads eller ved indgangen til en stue. Sygeplejersken scanner altså NFC-tagget med sin mobil, hvorefter app’en præsenterer de forskellige typer af opgavebestillinger, som er relevante for lige netop dét NFC-tag.
NFC står for Near Field Communication og er en teknologi, der gør det muligt at forbinde kompatible enheder med hinanden.
Med et enkelt klik kan sygeplejerskerne oprette nye opgaver, og de slipper derved for at skulle notere opgavedetaljerne ned, gå tilbage til en desktop-PC, logge ind og manuelt udfylde bestillingen i opgavesystemet. På den måde er processen blevet mere effektiv og enkel, idet personalet kan bestille opgaver med meget få klik, allerede mens de står ude på stuerne og opdager behovet for eksempelvis klargøring af en stue.
Med ganske få klik kan man bestille ikke blot én opgave, men en opgave-pakke, hvis den er relevant for det specifikke NFC-tag. Det betyder, at brugeren kun skal trykke og bestille én enkelt gang, for at få både rengjort stuen og få fjernet sengen.
”De nye NFC-tags har gjort det meget lettere at oprette en opgave, så snart man opdager behovet. Jeg har fået et meget bedre overblik, og skal ikke gå og huske alle opgaverne, og bruge tid på at gå tilbage til PC’en for at oprette dem,” fortæller Maiken Schjerlund, Sygeplejerske på Aalborg Universitetshospital (8Ø, Nyremedicinsk og Reumatologisk).
Ifølge Lars Esko, Driftsleder på Aalborg Universitetshospital, bidrager løsningen til, at de varme hænder bliver, hvor de hører til. Løsningen gør det så nemt som muligt at bestille opgaver, så sygeplejerskerne får mere tid sammen med patienterne.
De positive resultater fra prototypeforløbet har spredt sig til de øvrige afdelinger på Aalborg Universitetshospital, og flere aaf disse udviser allerede interesse for samme løsning.
Kernen i velfungerende it-løsninger er at inddrage brugerne aktivt i udviklingen, sætte sig ind i deres situation og tage deres evaluering og forslag til efterretning. Prototypen, der er testet på Aalborg Universitetshospital, er derfor udviklet i tæt samarbejde med de faktiske brugere af systemet; nemlig sygeplejerskerne. På den måde er vi sikre på, at fokus er på deres arbejdsgange og behov, så løsningen bliver så relevant og virkelighedsnær som muligt.
”Vi har haft et meget tæt samarbejde med Systematic igennem hele forløbet. Vi er blevet hørt og inddraget i beslutningerne, og det har ikke bare været en forretningstransaktion, men et super godt samarbejde, der går begge veje,” fortæller Lars Esko.
Det tætte samarbejde med Aalborg Universitetshospital har åbnet op for flere konkrete forslag fra brugerne. Eksempelvis er det blevet drøftet at lave aktive knapper, som er forbundet til WI-FI i stedet for NFC-tags, så man derved kan bestille en opgave direkte ved at trykke på knappen og altså undgå brugen af smartphones. Det er også blevet foreslået at udvide brugen af konceptet, så det også omfatter kvikbestilling af patienttransport. De mange forslag er på nuværende tidspunkt ikke en del af prototypeforløbet, men de konkrete forslag understreger, hvor vigtigt det er, at have brugerne med så tidligt i processen som muligt, så løsningerne tilpasses det reelle behov og ikke det formodede behov.
Softwareløsningen i dette prototypeforløb er en udvidet funktion til Columna Flow Task Management løsningen, der understøtter og optimerer opgavehåndteringen for klinikere og servicepersonale på det moderne hospital. Servicepersonalet får hurtig og mobil adgang til opgaveinformation og kan opdatere status på farten.
Løsningen sikrer forbedret kommunikation mellem afdelinger og er dermed en vigtig faktor i koordineringen og prioritering af planlagte, ad hoc, og hasteopgaver. For klinikere og portører betyder den løbende opdatering i realtid, at de altid har et aktuelt overblik over bestilte opgaver, deres status og hvilken kollega, der har taget ansvaret for opgaven. For koordinatorer og ledelsen kan løsningen afsløre potentielle flaskehalse, som proaktivt kan håndteres, inden de udvikler sig til reelle problemer.
Fakta om projektet
- På Aalborg Universitetshospital har Syd-matriklens tre sengeafsnit været i gang med at bruge og teste løsningen siden december 2021
- Siden igangsættelsen er godt 50% af alle relevante opgaver fra de tre afsnit blevet bestilt ved hjælp af prototypen
- Der er bestilt ca. 1300 opgaver via kvikbestilling i piloten fordelt på disse opgavetyper
- Klargøring af seng (rengøring)
- Afhentning af seng
- Skift af diverse poser i baderum
Fakta om Aalborg Universitetshospital
- Godt 700 senge
- Beskæftiger cirka 9500 fuldtidsansatte
- Danmarks fjerdestørste hospital
- Dækker over Aalborg Universitetshospital, Syd, Nord, Hobro, Farsø, Thisted, og Aalborg
