Datadrevet løsning hjælper hospitaler med at forebygge flaskehalse
I et pilotprojekt mellem Aalborg Universitetshospital (AUH) og Systematic, har hospitalspersonalet testet en digital løsning, der viser nuværende og kommende opgaver i et dashboard og den forventede ventetid på bestemte lokationer. Projektet blev afprøvet på fire af hospitalets afdelinger og har været til stor gavn for personalet, som oplever optimerede arbejdsgange og bedre overblik over potentielle flaskehalse.
Dagens hospitaler er udfordrede af behovet for at levere patientpleje af høj kvalitet samtidig med, at den operationelle effektivitet skal forbedres - fællesnævneren er et behov for mere personale. Det kan være en udfordring at få adgang til relevant data og bruge det til at træffe de rigtige beslutninger. Uden data er beslutningerne ofte baseret på mavefornemmelser, hvilket kan føre til fejl og misforståelser. Samtidig bruger hospitalerne oftest kun data retrospektivt, da de sjældent har adgang til det i realtid. Som følge heraf mangler servicepersonale og klinikere de samlede oplysninger, som de har brug for til at træffe de rigtige beslutninger.
For at komme disse udfordringer til livs gennemførte Systematic en pilot af løsningen Columna Flow Command Centre på fire afdelinger på Aalborg Universitetshospital: medicinske laboranter, radiologi samt portør- og rengøringstjenesterne. Evalueringen blev gennemført over en to-måneders periode i 2022, og brugerne udtrykte stor tilfredshed med løsningen. Så stor, at de har anmodet om at beholde løsningen permanent.
"Jeg var lidt skeptisk, da de kom forbi for at installere og forklare systemet - mest fordi jeg havde travlt og ikke kunne se, hvorfor vi skulle have noget nyt. Men efter et par dage med systemet må jeg sige, at jeg vil have svært ved at undvære det, når jeg fremover skal vikariere på kontoret," forklarer en af portørkoordinatorerne.
Command Centre-løsningen tilbyder personlige dashboards, der viser de aktuelle opgaver, der håndteres, de aktuelle ikke-tildelte opgaver samt kommende opgaver. Desuden viser løsningen den gennemsnitlige ventetid for en bestemt opgave på en bestemt lokation. De nye dashboards blev stillet til rådighed for 25 ledere og koordinerende ledere. Formålet var at reducere flaskehalse med en bedre prioritering af opgaver og tilgængeligt personale baseret på data i realtid.
"Med trygge rammer, gensidig respekt og godt humør kan vi nå langt sammen. Det har samarbejdet mellem Systematic og Aalborg UH har vist," fortæller Camilla Wesenberg Holm Andersen, Funktionsansvarlig Bioanalytiker på Aalborg Universitetshospital.
"Blodprøvetagning og EKG kan hurtigt blive en flaskehals, men med Command Centre kan vi få et hurtigt overblik over ventetid og arbejdspres og dermed vide, hvor hjælpen skal sættes ind. Det er desuden et godt værktøj til at sikre, at vores kvalitetsmål for svartider overholdes."
Columna Flow Command Centre giver overblik over patientflowet, kapaciteten og den aktuelle opgavebelastning samt prognoser for tendenser, så hospitalet proaktivt kan træffe beslutninger, der sikrer de mest effektive arbejdsgange. De datadrevne og visuelle dashboards gør det muligt at overvåge og optimere hospitalets ydeevne på specifikke afdelinger, hvilket sikrer at personale og ledelse har indblik og information til at træffe de rigtige beslutninger.
"Vi har stadig brug for at få et ordentligt greb om det i praksis, men på daglig basis hjælper det at se, hvordan flowet er i de enkelte teams, så vi kan opdage eventuelle flaskehalse. Vi kan flytte ressourcer fra et team til et andet for at opretholde flow. Naturligvis sker dette ikke uden en dialog, da det afhænger af typen af opgave, der "hænger", og hvordan det enkelte team oplever arbejdsbyrden," siger Afdelingsleder Susanne Ladefoged Christensen.
Bedre overblik
Løsningen viser et overblik over de enkelte teams, deres opgaver og potentielle "blokerende opgaver", f.eks:
- et traumeopkald
- en madlevering
Løsningen giver også et skøn over den forsinkelse, som en blokerende opgave har på de øvrige opgaver.
Under pilotprojektet blev det klart, at løsningen har givet stor værdi for hospitalspersonalet, og den har vist sig at være et yderst nyttigt værktøj til at understøtte arbejdsgangene på hospitalet.
"Med Command Centre får vi et helt andet syn på tingene, og for første gang får vi indsigt, som vi kan dele med andre specialer i klinikken - det bliver meget givende, at vores store samarbejdspartnere, som f.eks. røntgen, kan se, hvordan arbejdsbyrden er i løbet af dagen, så de kan tilpasse deres egen arbejdsdag mere effektivt. Der er rigtig meget læring og potentiale i Command Centre, og vi glæder os til fortsat at bruge den."
Fremadrettet vil løsningen kunne trække data fra andre løsninger, såsom Columna Flow Clinical Tasking og løsninger fra andre leverandører. Næste skridt er at mobil adgang til dashboardet til relevant personale på farten.
- Danmarks fjerdestørste hospital, der dækker Aalborg Universitetshospital, Nord, Syd, Hobro, Farsø, Thisted, Aalborg
- Nummer 22 på Newsweek's liste over verdens bedste hospitaler
