boker

    mars 21, 2021

    Gemensamt bibliotekssystem till danska folk- och skolbibliotek 

    Systematic har utvecklat och implementerat ett banbrytande gemensamt IT-system för samtliga folk- och skolbibliotek. Idag underlättar det den dagliga verksamheten, sänker kostnaderna och stärker samarbetet mellan kommunerna.

     

    Utmaning

    • Olika system i olika kommuner gjorde det svårt att samarbeta
    • Tungrott och omfattande arbete med systemadministrationen
    • IT-systemen var inte framtidssäkrade i fråga om att förmedla information till invånarna
     

    Lösning

    • Ett enda samlat bibliotekssystem med en enda samlad databas för samtliga kommunbibliotek
    • Synergi och samarbete mellan alla kommunala bibliotek och avsevärt förbättrad användarvänlighet – både för personalen och för användarna
    • Utvecklades i nära samarbete med danska bibliotek, med utgångspunkt i personalens vardag och behov
     

    Värde

    • Bättre arbetsprocesser, ökad effektivitet och bättre användarvänlighet för bibliotekens personal
    • Lägre omkostnader och mer samarbete
    • Tack vare öppna standarder är det lätt att integrera systemet i kommunernas övriga systemlandskap

    Intelligent digitalisering av biblioteken

    Moderna bibliotek är beroende av effektiva IT-system. För att få överblick över exemplar, utlåning, reservationer, låntagare och arbetsprocesser krävs specialiserad programvara för att undvika tidskrävande manuella processer. Innan 2015 använde danska folk- och skolbibliotek många olika IT-system med individuella databaser. I många fall saknades efterfrågade funktioner och systemen var inte användarvänliga nog.

    De danska biblioteken gick ihop och bad kommunernas IT-bolag, KOMBIT, att utveckla ett nationellt utbud med ett enda samlat system och en enda gemensam databas. Syftet var att underlätta arbetet på lokal nivå men även att kunna samarbeta smidigt om utlån och reservationer över hela landet. Med vårt Library Management System Cicero har vi genomfört en intelligent digitalisering av de danska kommunernas bibliotek. Det gynnar såväl personalen som de miljontals danskar som varje år använder sig av bibliotekens utbud.

    Synergi tack vare en samlad lösning

    Det gemensamma bibliotekssystemet är en ambitiös lösning med en lång rad nya funktioner och fördelar. Lösningen bygger på en öppen plattform med välkända standarder. Det gör den enkel att integrera med de kommunernas övriga system.

    Ett nära samarbete

    Genom den gemensamma dataplattformen förbättras bibliotekens samarbetsmöjligheter, de kan samordna inköp av nya exemplar och ge användarna åtkomst till många fler exemplar än vad det lokala biblioteket har på plats. Resultatet är ett modernt, effektivt och användarvänligt system som är ett stort steg framåt för både användare och personal.

    Systemet anpassades efter vardagen på biblioteken i ett nära samarbete med anställda på alla kommunala bibliotek. Samtidigt ingick flera av dem i pilotprojekt med testning och pilotdrift för att verkligen se till att systemet uppfyllde de behov och utmaningar som användarna ställs inför i vardagen.

    Det öppna systemet underlättar dessutom samarbetet och synergin mellan både offentliga och privata verksamheter som samarbetar om bibliotekets systemlandskap.

    Effektiv utveckling och blixtsnabb implementering

    Uppdraget att utforma och utveckla det gemensamma bibliotekssystemet tilldelades det danska IT-företaget Dantek. För att driva arbetet framåt gick Systematic efterhand in som partner och köpte i slutändan upp Dantek.

    Därefter tog Systematic fram en ny plan för projektet och skalade upp det med åtta utvecklingsteam. I slutändan levererades det gemensamma bibliotekssystemet redan före utsatt tid – inklusive migreringen. Dessutom driftsattes ytterligare 10 kommuner som inte ingick i det ursprungliga anslutningsavtalet. Systematic implementerade i genomsnitt två kommuner i veckan under 24 månader och har utbildat medarbetarna på biblioteken för att säkerställa en bra onboarding och att alla lösningens funktioner används i sin helhet.

    Ett unikt och effektivt bibliotekssystem

    Eftersom alla gemensamma biblioteksdata samlas på en enda dataplattform har kommunbiblioteken nu en unik och modern digital lösning som bidrar till och drar nytta av synergier mellan kommunerna.

    Det gemensamma bibliotekssystemet förenar biblioteken och skapar enhetliga ramar för dem. Genom de öppna standarderna är det dessutom enkelt att bygga vidare på lösningen och utöka den med specifika funktioner för enskilda bibliotek.

    Utformningen, utvecklingen och de kunskaper som inhämtats under implementeringen kan nu överföras till andra länder, som inte bara vill byta till ett gemensamt och modernt bibliotekssystem med hela potentialen för samlad digitalisering – de kan dessutom lita på den ”bästa praxis” som har etablerats genom det gemensamma bibliotekssystemet.